Capo II
Art. 7
Controlli del sistema informatico e dell'archivio notarile distrettuale
In vigore dal 8 gen 2026
Controlli del sistema informatico
e dell'archivio notarile distrettuale
1. Il sistema di formazione e trasmissione dei dati e dei documenti di cui all'articolo 65 della legge notarile garantisce l'esecuzione di controlli formali, automatizzati in tutto o in parte, su quanto trasmesso.
2. Se il controllo ha esito negativo il sistema segnala la presenza di anomalie. Queste ultime sono classificate come anomalie bloccanti, anomalie non bloccanti e anomalie lasciate al controllo dell'archivio notarile competente.
3. L'anomalia è bloccante nei seguenti casi:
a) fascicolo digitale non inviato secondo le modalità di cui all';
b) fascicolo digitale vuoto o corrotto;
c) fascicolo digitale che supera la dimensione massima consentita;
d) fascicolo digitale non sottoscritto con le modalità previste dall', comma 2, secondo periodo, o sottoscritto con firma basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso;
e) formato del fascicolo, o dei file contenuti nel medesimo, difforme dalle specifiche tecniche previste dall', comma 2;
f) struttura del fascicolo digitale con alberatura difforme dalle specifiche tecniche previste dall', comma 2;
g) fascicolo digitale sottoscritto da soggetto non legittimato;
h) fascicolo digitale che contiene dati nella distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute e risulti vuoto in tutte le sezioni relative alle annotazioni repertoriali.
4. L'anomalia è non bloccante nei seguenti casi:
a) fascicolo digitale contenente una o più sezioni relative alle copie repertoriali, con indicazione di annotazioni, prive di dichiarazione di conformità;
b) fascicolo digitale, contenente la distinta riassuntiva dei dati repertoriali certificata negativa, con una o più sezioni relative alle copie repertoriali, mancanti di annotazioni, prive di attestazione negativa;
c) fascicolo digitale contenente la distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute vuota o con difformità rispetto ai dati risultanti dalle sezioni relative alle copie repertoriali;
d) dati inseriti nel fascicolo digitale in formato difforme dalle specifiche tecniche previste dall', comma 2.
5. L'anomalia è lasciata al controllo dell'archivio notarile competente nei seguenti casi:
a) invio del fascicolo da parte di un soggetto diverso da quello che, all'esito del controllo automatizzato, ha sottoscritto il fascicolo;
b) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto non censito nel sistema;
c) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto non legittimato;
d) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di altro soggetto alla cui sostituzione non risulta legittimato;
e) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di altro soggetto non censito;
f) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di altro soggetto non più attivo.
6. Con provvedimento del direttore generale dell'Ufficio centrale possono essere individuate ulteriori anomalie rientranti nei casi di cui ai commi 3, 4 e 5. Le specifiche tecniche stabilite dal capo del Dipartimento per l'innovazione tecnologica della giustizia del Ministero possono individuare ulteriori anomalie di carattere informatico rientranti nei casi di cui ai commi 3 e 4.
7. Le anomalie e le segnalazioni generate nella fase di acquisizione del fascicolo sono comunicate dal sistema informatico mediante avvisi ai soggetti che hanno inviato i fascicoli e agli archivi notarili.
8. In presenza di anomalie bloccanti il fascicolo è irricevibile e il soggetto legittimato provvede all'invio di un nuovo fascicolo.
9. Se l'invio del fascicolo presenta anomalie non bloccanti lo stesso si considera accettato, ma il soggetto legittimato procede alla sua sostituzione ai sensi dell'.
10. Nel caso di anomalie lasciate al controllo dell'archivio notarile competente l'avviso trasmesso dal sistema al soggetto che ha provveduto all'invio e all'archivio notarile contiene l'indicazione dell'anomalia riscontrata e comunica che l'acquisizione del fascicolo è sospesa in attesa della verifica dell'archivio. Se, nel caso di cui al primo periodo, risulta anche una anomalia non bloccante, l'avviso contiene anche l'indicazione della sussistenza di tale anomalia. L'archivio competente può forzare l'accettazione o, se verifica che l'anomalia rientra tra quelle bloccanti, rifiutare il fascicolo. Il capo dell'archivio comunica al sistema l'esito del controllo, secondo le modalità individuate con le specifiche tecniche di cui all', comma 2. Se l'esito è negativo, il sistema segnala un errore bloccante. Se l'esito è positivo, il fascicolo è accettato e la ricezione dello stesso si intende perfezionata alla data in cui era stata generata dal sistema la ricevuta relativa all'anomalia di cui al comma 5 nell'area riservata all'amministrazione. Se, all'esito dell'accettazione, permangono anomalie non bloccanti, il sistema continua a segnalarle e si applica il comma 9. Il notaio può altresì essere invitato a procedere all'invio di un nuovo fascicolo digitale in sostituzione del precedente e, in tal caso, il fascicolo inviato in sostituzione si considera trasmesso alla data in cui era stata generata dal sistema la ricevuta relativa all'anomalia di cui al comma 5 in relazione all'invio del primo fascicolo.
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