Art. 82

Tenuta della contabilità

In vigore dal 18 lug 2018

Tenuta della contabilità 1. Il contabile della Commissione è incaricato di definire i piani contabili armonizzati che devono essere applicati dalle istituzioni dell’Unione, dagli uffici europei e dalle agenzie e dagli organismi dell’Unione di cui al capo 3, sezione 2, del presente titolo. 2. I contabili ottengono dagli ordinatori tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano una rappresentazione fedele della situazione finanziaria delle istituzioni dell’Unione e dell’esecuzione del bilancio. Gli ordinatori garantiscono l’affidabilità di tali informazioni. 3. Prima della loro adozione da parte dell’istituzione dell’Unione, o dell’organismo dell’Unione di cui all’, il contabile approva i conti, attestando in tal modo con ragionevole certezza che essi forniscono una rappresentazione fedele della situazione finanziaria dell’istituzione dell’Unione o dell’organismo dell’Unione di cui all’. A tal fine, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’ e delle procedure contabili di cui all’, paragrafo 1, primo comma, lettera d), e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate. 4. L’ordinatore delegato, nel rispetto delle regole adottate dal contabile, trasmette a quest’ultimo le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle funzioni del contabile. L’ordinatore trasmette regolarmente al contabile, almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione. Gli ordinatori restano pienamente responsabili dell’utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile. 5. L’ordinatore responsabile comunica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi di attivo e di passivo, se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione dell’Unione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida. In qualsiasi momento il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato e può chiedere che l’ordinatore responsabile definisca un piano d’azione per correggere in tempo utile le eventuali carenze. L’ordinatore è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile. 6. Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute, nonché a eseguire qualsiasi verifica supplementare che egli ritenga necessaria per approvare i conti. Il contabile, se necessario, formula riserve illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve. 7. Un sistema contabile dell’istituzione dell’Unione serve a organizzare le informazioni di bilancio e finanziarie in modo da potervi iscrivere, classificare e registrare dati in cifre. 8. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro e per anno civile. 9. L’ordinatore delegato può anche tenere una contabilità dettagliata relativa alla gestione. 10. I documenti giustificativi relativi al sistema contabile e alla preparazione dei conti di cui all’ sono conservati per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio al quale i documenti si riferiscono. Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati sino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001. Ciascuna istituzione dell’Unione decide presso quale servizio devono essere conservati i documenti giustificativi.

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