Art. 17
Requisiti relativi alla documentazione
In vigore dal 29 lug 2021
Requisiti relativi alla documentazione
1. La documentazione soddisfa i requisiti seguenti:
a)
è facilmente disponibile o reperibile;
b)
è sufficientemente completa rispetto alla portata delle attività delle persone di cui all’, paragrafo 2;
c)
è redatta in una lingua comprensibile al personale;
d)
è redatta in modo chiaro e privo di ambiguità.
2. La documentazione è approvata, firmata e datata dalle pertinenti persone autorizzate, come prescritto. Non è redatta a mano, a meno che per motivi pratici non siano giustificati documenti compilati a mano. In tal caso, è previsto uno spazio libero sufficiente per la compilazione a mano.
3. Gli errori individuati nella documentazione sono corretti senza indugio e in modo che siano chiaramente tracciabili l’autore e la tempistica della correzione.
4. Qualsiasi modifica della documentazione è firmata e datata. La modifica consente la lettura delle informazioni originali. Se del caso, il motivo della modifica è registrato.
5. I documenti sono conservati per almeno cinque anni o per il periodo indicato nel diritto nazionale applicabile, se tale periodo è superiore a cinque anni. I dati personali sono cancellati non appena la loro conservazione non è più necessaria allo scopo delle attività di distribuzione.
6. Ogni dipendente ha facile accesso a tutta la documentazione necessaria per lo svolgimento dei propri compiti.
7. Sono indicate le relazioni e le misure di controllo per i documenti originali e le copie ufficiali, il trattamento dei dati e le registrazioni per tutti i sistemi, cartacei, elettronici e ibridi.
Storico versioni
Questo articolo non ha mai subito modificazioni dalla sua pubblicazione.
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