Art. 76
Registrazione di conversazioni telefoniche o comunicazioni elettroniche
In vigore dal 25 apr 2016
Registrazione di conversazioni telefoniche o comunicazioni elettroniche
(, paragrafo 7, della direttiva 2014/65/UE)
1. Le imprese di investimento istituiscono, applicano e mantengono un'efficace politica di registrazione delle conversazioni telefoniche e comunicazioni elettroniche, formulata per iscritto e adeguata alle dimensioni e all'organizzazione dell'impresa e alla natura, alle dimensioni e alla complessità dell'attività svolta. Tale politica comprende i seguenti elementi:
a)
l'individuazione delle conversazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche, incluse le conversazioni telefoniche e comunicazioni elettroniche interne d'interesse, che sono soggette all'obbligo di registrazione conformemente all', paragrafo 7, della direttiva 2014/65/UE;
b)
la specificazione delle procedure da seguire e delle misure da adottare per assicurare la conformità dell'impresa all', paragrafo 7, terzo e ottavo comma, della direttiva 2014/65/UE qualora si verifichino delle circostanze eccezionali e l'impresa sia impossibilitata a registrare la conversazione/comunicazione su dispositivi da essa istituiti, accettati e consentiti. Prove di tali circostanze sono conservate e rese accessibili alle autorità competenti.
2. Le imprese di investimento assicurano che l'organo di gestione svolga un'efficace vigilanza e controllo sulle politiche e procedure relative alla registrazione delle conversazioni telefoniche e delle comunicazioni elettronica eseguita dall'impresa.
3. Le imprese di investimento assicurano che le disposizioni volte a soddisfare i requisiti di registrazione siano indipendenti dalla tecnologia impiegata. Le imprese valutano periodicamente l'efficacia delle loro politiche e procedure e adottano le misure e procedure alternative o supplementari necessarie e appropriate. Come minimo, misure alternative o supplementari sono adottate quando l'impresa accetta o permette l'utilizzo di un nuovo mezzo di comunicazione.
4. Le imprese di investimento tengono e aggiornano periodicamente un registro dei soggetti che dispongono di dispositivi di proprietà dell'impresa o di loro proprietà il cui utilizzo è stato approvato dall'impresa.
5. Le imprese di investimento istruiscono e formano i dipendenti riguardo alle procedure relative agli obblighi di cui all', paragrafo 7, della direttiva 2014/65/UE.
6. Al fine di monitorare la conformità agli obblighi di registrazione e tenuta delle registrazioni conformemente all', paragrafo 7, della direttiva 2014/65/UE, le imprese di investimento monitorano periodicamente le registrazioni delle operazioni e degli ordini che vi sono assoggettati, incluse le conversazioni d'interesse. Il monitoraggio è basato sul rischio e proporzionato ad esso.
7. Su richiesta, le imprese di investimento dimostrano alle autorità competenti interessate le politiche, le procedure e la vigilanza dell'organo di gestione sulle norme relative alla registrazione.
8. Prima di prestare servizi e attività di investimento in relazione alla ricezione, trasmissione ed esecuzione degli ordini di clienti nuovi ed esistenti, le imprese di investimento informano il cliente di quanto segue:
a)
che le conversazioni e comunicazioni sono registrate;
b)
che una copia della registrazione delle conversazioni e comunicazioni con il cliente rimane disponibile, su richiesta, per un periodo di cinque anni e, laddove richiesto dall'autorità competente, per un periodo fino a sette anni.
Le informazioni di cui al primo comma sono presentate nella stessa lingua o nelle stesse lingue utilizzate per prestare i servizi di investimento al cliente.
9. Le imprese di investimento registrano su un supporto durevole tutte le informazioni pertinenti relative a conversazioni «frontali» con i clienti. Le informazioni registrate comprendono almeno i seguenti elementi:
a)
data e ora degli incontri;
b)
luogo di svolgimento degli incontri;
c)
identità dei partecipanti;
d)
promotore degli incontri;
e)
informazioni pertinenti sull'ordine del cliente, inclusi prezzo, volume, tipo di ordine e data della trasmissione o esecuzione.
10. Le registrazioni sono conservate su un supporto durevole che ne consente la riproduzione o la copia e devono essere conservate in un formato che non consenta l'alterazione o la cancellazione della registrazione originaria.
Le registrazioni sono conservate su un supporto che le rende facilmente accessibili e disponibili ai clienti che ne fanno richiesta.
Le imprese assicurano la qualità, l'accuratezza e la completezza delle registrazioni di tutte le conversazioni telefoniche e comunicazioni elettroniche.
11. Il periodo di conservazione della registrazione inizia nella data di sua creazione.
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