Art. 4
Indagini interne
In vigore dal 11 set 2013
Indagini interne
1. Nei settori di cui all’, l’Ufficio svolge indagini amministrative all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi («indagini interne»).
Tali indagini interne sono condotte conformemente alle condizioni stabilite dal presente regolamento, nonché dalle decisioni adottate dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi pertinenti.
2. Nel rispetto delle disposizioni di cui al paragrafo 1:
a)
l’Ufficio ha accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione pertinente, ivi incluse le informazioni contenute in banche dati, detenute dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi nonché ai locali dei medesimi. L’Ufficio ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L’Ufficio può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento o del contenuto di qualsiasi supporto di dati detenuti dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi e, se necessario, prendere possesso di tali documenti o informazioni per evitare qualsiasi rischio di sottrazione;
b)
l’Ufficio può chiedere informazioni orali, anche mediante colloqui, e informazioni scritte ai funzionari, agli altri agenti, ai membri di istituzioni o organi, ai dirigenti di organismi, o ai membri del personale.
3. Conformemente alle disposizioni e alle procedure previste dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, l’Ufficio può svolgere controlli e verifiche sul posto presso gli operatori economici al fine di avere accesso alle informazioni pertinenti in merito ai fatti oggetto dell’indagine interna.
4. Le istituzioni, gli organi e gli organismi sono informati quando il personale dell’Ufficio svolge un’indagine interna nei loro locali o quando consulta un documento o chiede un’informazione che essi detengono. Fatti salvi gli , l’Ufficio può trasmettere in qualsiasi momento all’istituzione, all’organo o all’organismo interessato le informazioni ottenute nel corso delle indagini interne.
5. Le istituzioni, gli organi e gli organismi predispongono procedure adeguate e prendono le misure necessarie per garantire in ogni fase la riservatezza delle indagini interne.
6. Qualora dalle indagini interne emerga la possibilità che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale sia una persona interessata, l’istituzione, l’organo o l’organismo al quale tale persona appartiene ne è informato.
In casi nei quali non sia possibile garantire la riservatezza dell’indagine interna utilizzando i consueti canali di comunicazione, l’Ufficio ricorre ad adeguati canali alternativi per trasmettere le informazioni.
In casi eccezionali, la comunicazione di tali informazioni può essere differita sulla base di una decisione motivata del direttore generale, che è trasmessa al comitato di vigilanza dopo la chiusura dell’indagine.
7. La decisione adottata da ogni istituzione, organo o organismo, di cui al paragrafo 1 comprende, in particolare, una norma concernente l’obbligo per funzionari, altri agenti, membri di istituzioni o organi, dirigenti di organismi, o membri del personale di cooperare con l’Ufficio e di informarlo, garantendo nel contempo la riservatezza dell’indagine interna.
8. Qualora l’Ufficio gestisca, prima che sia adottata una decisione sull’eventuale avvio di un’indagine interna, informazioni che inducono a sospettare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, esso può informarne le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati. Su richiesta, le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati informano l’Ufficio in merito alle misure adottate e alle loro conclusioni sulla base di tali informazioni.
Se necessario, l’Ufficio informa anche le autorità competenti dello Stato membro interessato. In tal caso, si applicano i requisiti procedurali previsti all’, paragrafo 4, secondo e terzo comma. Se le autorità competenti decidono, conformemente al diritto nazionale, di adottare delle misure sulla base delle informazioni loro trasmesse, esse ne informano, su richiesta, l’Ufficio.
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