Art. 4
Documenti giustificativi
In vigore dal 30 gen 2026
Documenti giustificativi
1. La domanda è corredata di documenti giustificativi che descrivono la conformità ai requisiti organizzativi generali stabiliti per le IIP e gli RRM negli articoli da 11 a 18 e le politiche e procedure che il richiedente ha messo in atto per garantire la sostituzione regolare in applicazione dell’.
Oltre ai documenti di cui al primo comma, i richiedenti autorizzazione a fungere da IIP includono i documenti giustificativi che descrivono la conformità ai requisiti stabiliti per le IIP negli articoli da 19 a 25 e i richiedenti autorizzazione a fungere da RRM includono i documenti giustificativi che descrivono la conformità ai requisiti stabiliti per gli RRM negli articoli da 26 a 29.
2. La domanda contiene:
a)
informazioni, corredate dei relativi documenti giustificativi, sulle politiche, sui piani di emergenza e sulle disposizioni che l’IIP o l’RRM ha previsto per garantire il rispetto dei tempi entro i quali deve comunicare le informazioni, trasmettere le segnalazioni di informazioni privilegiate e segnalare le registrazioni di dati all’Agenzia, conformemente all’;
b)
informazioni, corredate dei relativi documenti giustificativi, sul sistema di convalida dei dati che l’IIP o l’RRM ha previsto per verificare l’accuratezza e la completezza delle segnalazioni di informazioni privilegiate o delle registrazioni di dati, compreso il rispetto dei principi e delle procedure di convalida dei dati, conformemente all’;
c)
informazioni, corredate dei relativi documenti giustificativi, sulle disposizioni che l’IIP o l’RRM ha previsto per garantire la conformità ai requisiti di sicurezza conformemente all’;
d)
l’organigramma dell’IIP o dell’RRM relativo alle funzioni e alle strutture inerenti alle attività svolte in applicazione del regolamento (UE) n. 1227/2011;
e)
il programma delle operazioni dell’IIP o dell’RRM relativo alle attività svolte in applicazione del regolamento (UE) n. 1227/2011;
f)
informazioni, corredate dei relativi documenti giustificativi, sulle disposizioni amministrative che l’IIP o l’RRM ha previsto per prevenire i conflitti di interessi e le discriminazioni di cui all’;
g)
informazioni, corredate dei relativi documenti giustificativi, sulle risorse dell’IIP o dell’RRM e sui dispositivi di back-up messi in atto per mantenere i propri servizi conformemente all’;
h)
informazioni, corredate dei relativi documenti giustificativi, sull’applicazione delle norme tecniche, compresi gli eventuali aggiornamenti, per garantire che i dati siano raccolti e successivamente segnalati all’Agenzia in modo sicuro ed efficiente.
3. L’organigramma dell’IIP o dell’RRM di cui al paragrafo 2, lettera d):
a)
rappresenta la struttura del gruppo e i legami proprietari tra l’impresa madre, le filiazioni e ogni altro soggetto collegato o succursale, e indica le rispettive attività;
b)
indica la ragione sociale e l’indirizzo delle imprese che figurano nell’organigramma;
c)
individua le persone che hanno il compito di segnalare le registrazioni di dati o gestire la piattaforma per la comunicazione delle informazioni e la trasmissione delle segnalazioni di informazioni privilegiate all’Agenzia, ne descrive i compiti e ne indica i recapiti professionali.
4. Il programma delle operazioni di cui al paragrafo 2, lettera e), descrive nel dettaglio il quadro operativo e i meccanismi di controllo interno per garantire il rispetto del presente regolamento e del regolamento (UE) n. 1227/2011.
La descrizione del quadro operativo illustra il modello aziendale del richiedente, compresi i servizi e i prodotti offerti in relazione al presente regolamento e al regolamento (UE) n. 1227/2011, e indica gli eventuali accordi di esternalizzazione, nel qual caso specifica in che modo tali accordi di esternalizzazione garantiscono il rispetto dei requisiti stabiliti nel presente regolamento e nel regolamento (UE) n. 1227/2011.
La descrizione dei meccanismi di controllo interno illustra i meccanismi predisposti per assicurare una governance efficace e una gestione efficace dei rischi, le procedure e i sistemi di monitoraggio e gestione dei rischi connessi al presente regolamento e al regolamento (UE) n. 1227/2011, compresa l’individuazione dei rischi potenziali e le corrispondenti strategie di attenuazione.
5. I richiedenti possono dimostrare la conformità a qualsiasi requisito di cui ai paragrafi 2, 3 e 4 presentando all’Agenzia una certificazione valida secondo la serie di norme ISO/IEC 27000 sui sistemi di gestione per la sicurezza delle informazioni o una certificazione equivalente. L’Agenzia può chiedere ai richiedenti ulteriori chiarimenti in merito alla certificazione fornita, eventuali informazioni mancanti per dimostrare la conformità ai requisiti di cui ai paragrafi 2, 3 e 4 e un aggiornamento della certificazione dopo la data di scadenza.
6. I richiedenti autorizzazione a fungere da IIP forniscono all’Agenzia le informazioni sul tempo che serve loro per pubblicare sulla piattaforma le informazioni ricevute dai propri clienti e convalidate dai propri sistemi di convalida dei dati. I richiedenti autorizzazione a fungere da IIP forniscono all’Agenzia le informazioni sul modo in cui fissano i corrispettivi a carico dei propri clienti in conformità dell’.
7. I richiedenti l’autorizzazione a fungere da RRM forniscono documenti giustificativi riguardo ai sistemi informativi predisposti per trasferire i dati da altri sistemi o piattaforme conformemente all’. I richiedenti autorizzazione a fungere da RRM indicano il nome di tali sistemi o piattaforme e di qualsiasi dispositivo utente che genera dati da segnalare alla soluzione tecnica attuata dal richiedente, insieme alle informazioni su qualsiasi trasformazione dei dati che ha avuto luogo nel processo.
Storico versioni
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