Art. 16
Provvedimento costitutivo di un archivio di lavoro per fini di analisi
In vigore dal 6 apr 2009
Provvedimento costitutivo di un archivio di lavoro per fini di analisi
1. Per ciascun archivio di lavoro per fini di analisi il direttore specifica in un provvedimento costitutivo:
a)
la denominazione dell’archivio;
b)
la finalità dell’archivio;
c)
le categorie di persone su cui si conservano dati;
d)
il tipo di dati da conservare e i dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale nonché i dati relativi alla salute e alla vita sessuale che sono strettamente necessari;
e)
il contesto generale della decisione di creare l’archivio;
f)
i partecipanti al gruppo di analisi al momento della creazione dell’archivio;
g)
le condizioni per comunicare i dati personali conservati nell’archivio, a quali destinatari e secondo quale procedura;
h)
la frequenza dei controlli e la durata della conservazione;
i)
le modalità relative alla stesura dei verbali.
2. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore del provvedimento costitutivo dell’archivio o di ogni successiva modifica degli elementi di cui al paragrafo 1 e ricevono la relativa pratica. L’autorità di controllo comune può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Il direttore può chiedere all’autorità di controllo comune di formulare tali osservazioni entro un termine determinato.
3. Gli archivi di lavoro per fini di analisi sono conservati per un periodo massimo di tre anni. Tuttavia, prima della scadenza di questo termine Europol esamina la necessità di conservare l’archivio. Se strettamente necessario alla finalità dell’archivio, il direttore può deciderne la conservazione per un altro triennio. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore degli elementi contenuti nell’archivio che giustificano la stretta necessità di conservarlo. L’autorità di controllo comune invia al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Il direttore può chiedere all’autorità di controllo comune di formulare tali osservazioni entro un termine determinato.
4. Il consiglio di amministrazione può in qualsiasi momento incaricare il direttore di modificare un provvedimento costitutivo o di chiudere l’archivio di lavoro per fini di analisi. Il consiglio di amministrazione decide la data in cui tale modifica o chiusura ha effetto.
Storico versioni
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