Art. 89
Creazione e gestione delle casse di anticipi
In vigore dal 18 lug 2018
Creazione e gestione delle casse di anticipi
1. La creazione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile dell’istituzione dell’Unione, sulla base di una proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile. Tale decisione stabilisce le responsabilità e gli obblighi rispettivi dell’amministratore degli anticipi e dell’ordinatore.
Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri membri del personale o, alle condizioni stabilite nelle norme interne della Commissione, tra il personale impiegato dalla Commissione nel settore degli aiuti erogati per situazioni di crisi e delle operazioni d’aiuto umanitario, purché i rispettivi contratti di lavoro garantiscano un livello di tutela in termini di responsabilità equivalente a quello applicabile al personale a norma dell’. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari comprovate da titoli o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.
2. Nelle proposte di decisione per creare una cassa di anticipi l’ordinatore responsabile provvede affinché:
a)
si faccia ricorso in via prioritaria alle procedure di bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;
b)
si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi debitamente motivati.
Nelle decisioni intese a creare una cassa di anticipi, il contabile ne specifica le condizioni di esercizio e di utilizzazione.
Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile.
3. I conti bancari per gli anticipi sono aperti e controllati dal contabile, il quale, inoltre, autorizza, sulla base di una proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile, le deleghe a operare su di essi.
4. Le casse di anticipi sono alimentate dal contabile dell’istituzione dell’Unione e sono poste sotto la responsabilità degli amministratori degli anticipi.
5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di convalida definitiva o da ordini di pagamento firmati dall’ordinatore responsabile.
Le operazioni di anticipo sono regolarizzate dall’ordinatore entro la fine del mese successivo, in modo da assicurare la riconciliazione tra il saldo contabile e il saldo bancario.
6. Il contabile procede a verifiche o le fa effettuare da un membro del personale del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. Tali verifiche sono, come regola generale, effettuate in loco e, se necessario, senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti. Il contabile comunica all’ordinatore responsabile i risultati delle sue verifiche.
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