Art. 25

Preparazione di una riunione RESTREINT UE/EU RESTRICTED

In vigore dal 17 ott 2019

Preparazione di una riunione RESTREINT UE/EU RESTRICTED 1. Le riunioni nelle quali sono discusse informazioni di livello RESTREINT UE/EU RESTREINT si svolgono unicamente in sale riunioni accreditate per il livello appropriato o un livello superiore. Se queste sale non sono disponibili, il personale chiede il parere dell’autorità di sicurezza della Commissione. 2. In linea generale, gli ordini del giorno non dovrebbero essere classificati. Un ordine del giorno di una riunione che menziona documenti classificati non è automaticamente classificato. I punti all’ordine del giorno sono formulati in modo da evitare di compromettere la protezione dell’Unione o gli interessi di uno o più Stati membri. 3. Se all’ordine del giorno devono essere allegati file elettronici contenenti informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, è obbligatorio proteggere tali file con prodotti crittografici approvati dall’autorità Crypto della Commissione. 4. Gli organizzatori delle riunioni ricordano ai partecipanti che è vietato inviare le osservazioni su un punto RESTREINT UE/EU RESTRICTED dell’ordine del giorno tramite messaggi di posta elettronica ordinari o altri mezzi che non siano stati adeguatamente accreditati, conformemente all’ della presente decisione. 5. Gli organizzatori delle riunioni si adoperano per raggruppare in ordine consecutivo i punti RESTREINT UE/EU RESTRICTED nell’ordine del giorno al fine di agevolare il buon funzionamento della riunione. Ai dibattiti sui punti classificati possono essere presenti solo le persone con necessità di conoscere. 6. Nella convocazione si avvertono i partecipanti che durante la riunione saranno discussi temi classificati e che saranno applicate le misure di sicurezza corrispondenti. 7. Nella convocazione o nella nota sull’ordine del giorno si ricorda ai partecipanti che tutti i dispositivi elettronici portatili devono essere spenti durante il dibattito sui punti RESTREINT UE/EU RESTRICTED. 8. Prima della riunione gli organizzatori preparano un elenco completo dei partecipanti esterni.

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