Art. 6
Politiche sulla conservazione delle registrazioni
In vigore dal 13 lug 2018
Politiche sulla conservazione delle registrazioni
1. Il codice di condotta comprende disposizioni che impongono al contributore di definire politiche di conservazione delle registrazioni volte ad assicurare che il contributore conservi la registrazione di tutte le informazioni pertinenti necessarie ad accertare il suo rispetto del codice di condotta, compresa la registrazione contenente almeno le seguenti informazioni:
a)
le politiche e le procedure del contributore che disciplinano la contribuzione dei dati e qualsiasi modifica rilevante di tali politiche o procedure;
b)
il registro dei conflitti di interesse di cui all', paragrafo 1, lettera b), del presente regolamento;
c)
le eventuali misure disciplinari adottate nei confronti del personale del contributore in relazione alle attività correlate agli indici di riferimento;
d)
l'elenco dei notificatori e delle persone che effettuano i controlli in relazione alle contribuzioni, ivi compresi nome e cognome e ruolo nell'organizzazione del contributore e le date in cui sono stati autorizzati e, se del caso, in cui hanno cessato di essere autorizzati a svolgere il loro ruolo connesso alla trasmissione dei dati;
e)
in relazione a ciascuna contribuzione di dati:
i)
i dati forniti;
ii)
i dati presi in considerazione per determinare la contribuzione di dati e gli eventuali dati esclusi;
iii)
l'eventuale uso della discrezionalità;
iv)
gli eventuali controlli sui dati effettuati;
v)
le eventuali comunicazioni relative alla contribuzione dei dati tra il notificatore e chiunque all'interno dell'organizzazione del contributore effettui i controlli in relazione alla contribuzione.
2. Il codice di condotta prevede che, in base alle politiche in materia di conservazione delle registrazioni, le informazioni siano conservate per un periodo minimo di cinque anni, o di tre anni se le registrazioni sono relative a conversazioni telefoniche o a comunicazioni elettroniche, e archiviate su un supporto che le renda accessibili per futura consultazione.
3. L'amministratore può scegliere di omettere la prescrizione di cui al paragrafo 1, lettera e), punto iv), nel caso dei contributori che forniscono dati per un indice di riferimento significativo.
4. L'amministratore può scegliere di omettere una o entrambe le prescrizioni di cui al paragrafo 1, lettera e), punto iv) e punto v), nel caso dei contributori che forniscono dati per un indice di riferimento non significativo.
Storico versioni
Questo articolo non ha mai subito modificazioni dalla sua pubblicazione.
Le tue annotazioni
Proeli:reg_del:2018:1639:oj#art-6