Art. 3
Procedure che disciplinano la funzione di sorveglianza
In vigore dal 13 lug 2018
Procedure che disciplinano la funzione di sorveglianza
1. La funzione di sorveglianza dispone di procedure almeno con riferimento ai seguenti elementi:
a)
il suo mandato, la frequenza delle sue riunioni periodiche, la registrazione dei verbali delle riunioni e delle decisioni e la condivisione periodica delle informazioni con l'organo di gestione dell'amministratore;
b)
i criteri di selezione dei suoi membri, compresi i criteri per valutarne le competenze e le abilità e la capacità di rispettare gli impegni temporali assunti. Tali criteri tengono conto in particolare del ruolo dei potenziali membri in relazione a qualsiasi altra funzione di sorveglianza;
c)
i criteri per la selezione degli osservatori che potrebbero essere ammessi a partecipare a una riunione della funzione di sorveglianza;
d)
l'elezione, la nomina o la revoca e la sostituzione dei suoi membri;
e)
se del caso, i criteri per la scelta della persona o del comitato responsabili della sua direzione generale e del suo coordinamento e incaricati di agire in qualità di punto di contatto per l'organo di gestione dell'amministratore e per l'autorità competente, conformemente ai meccanismi di governance idonei per le funzioni di sorveglianza che constano di più comitati di cui all'allegato;
f)
la divulgazione al pubblico di informazioni sintetiche sui suoi membri, unitamente a eventuali dichiarazioni di conflitti di interesse e di eventuali misure adottate per attenuarli;
g)
la sospensione dei diritti di voto dei membri esterni per le decisioni che avrebbero un impatto diretto sulle attività delle organizzazioni che essi rappresentano;
h)
l'obbligo per i membri di comunicare eventuali conflitti di interesse prima di discutere di ciascun punto all'ordine del giorno nel corso delle riunioni della funzione di sorveglianza e la registrazione degli stessi nel verbale della riunione;
i)
l'esclusione dei membri da discussioni specifiche in relazione alle quali presentano un conflitto di interessi e la registrazione dell'esclusione nel verbale della riunione;
j)
il suo accesso a tutta la documentazione necessaria per l'espletamento dei suoi compiti;
k)
la gestione delle controversie al suo interno;
l)
le misure da adottare in relazione alle violazioni del codice di condotta;
m)
la notifica all'autorità competente di eventuali negligenze sospette da parte dei contributori o degli amministratori e di dati anomali o sospetti;
n)
la prevenzione della comunicazione impropria di informazioni riservate o sensibili ricevute, prodotte o discusse dalla funzione di sorveglianza.
2. Se la funzione di sorveglianza è svolta da una persona fisica:
a)
il paragrafo 1, lettere e), g), i) e k) non si applicano;
b)
l'amministratore nomina un organo o una persona fisica di sostituzione adeguati per garantire che i compiti della funzione di sorveglianza possano essere svolti senza interruzioni anche in caso di assenza del responsabile della stessa.
Storico versioni
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