Art. 17
Trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici della Commissione
In vigore dal 6 lug 2020
Trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici della Commissione
1. Nella misura in cui siano necessarie per adempiere a finalità di archiviazione nel pubblico interesse e per preservare l’integrità degli archivi storici della Commissione, ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725 sono applicabili le seguenti deroghe ai diritti degli interessati, in particolare:
a)
al diritto di accesso (19), nella misura in cui la richiesta dell’interessato non consenta l’identificazione di atti specifici senza comportare uno sforzo amministrativo sproporzionato. Nel valutare quale azione intraprendere a seguito della richiesta dell’interessato e lo sforzo amministrativo che essa comporta, sono prese in particolare considerazione le informazioni fornite dall’interessato e la natura, l’ambito e il volume degli atti potenzialmente interessati;
b)
al diritto di rettifica (20), nella misura in cui una rettifica renda impossibile mantenere l’integrità e l’autenticità degli atti selezionati ai fini della conservazione permanente negli archivi storici della Commissione, ferma restando la possibilità di aggiungere una dichiarazione o annotazione integrativa all’atto interessato sempre che ciò non risulti impossibile o non comporti uno sforzo sproporzionato;
c)
all’obbligo di notificare la rettifica o la cancellazione dei dati personali (21), nella misura in cui risulti impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato;
d)
al diritto di opporsi al trattamento (22), nella misura in cui i dati personali siano contenuti in atti selezionati ai fini della conservazione permanente negli archivi storici della Commissione come parte integrante e indispensabile di tali atti.
2. La Commissione mette in atto garanzie adeguate per assicurare l’osservanza dell’ del regolamento (UE) 2018/1725. Tali garanzie comprendono misure tecniche e organizzative, in particolare al fine di garantire il rispetto del principio della minimizzazione dei dati. Le garanzie prevedono quanto segue:
a)
i fascicoli da trasmettere agli archivi storici della Commissione sono selezionati dopo una valutazione caso per caso in base agli elenchi di conservazione della Commissione. Tutti gli altri fascicoli, compresi i fascicoli strutturati contenenti dati personali, come i fascicoli personali e sanitari, sono eliminati al termine del periodo di conservazione amministrativa;
b)
gli elenchi di conservazione prevedono l’eliminazione amministrativa di alcuni tipi di atti prima del termine del periodo di conservazione amministrativa. Di conseguenza, questi tipi di atti non sono trattati a fini di archiviazione nel pubblico interesse;
c)
prima di procedere al trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, la direzione generale o il servizio assimilato segnala la potenziale presenza, nei fascicoli da trasmettere agli archivi storici della Commissione, di atti rientranti nel campo d’applicazione dell’, paragrafo 1, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83;
d)
prima che un fascicolo della Commissione sia reso accessibile al pubblico, il servizio degli archivi storici della Commissione lo esamina per verificare l’eventuale presenza di atti rientranti nelle eccezioni di cui all’, paragrafo 1, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83, anche sulla base della segnalazione di cui alla lettera c), ai fini di tutela dei dati personali.
3. La Commissione stila un resoconto dei motivi delle deroghe applicate ai sensi della presente decisione. Tale resoconto e, se del caso, i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto, sono conservati in un registro. Su richiesta, sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.
4. Il responsabile della protezione dei dati della Commissione è informato al più presto dell’applicazione delle deroghe ai diritti degli interessati ai sensi della presente decisione. Su richiesta, al responsabile della protezione dei dati è accordato l’accesso ai resoconti rilevanti e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.
Storico versioni
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