Art. 5
Documenti e registrazioni di un gruppo di operatori
In vigore dal 22 feb 2021
Documenti e registrazioni di un gruppo di operatori
Ai fini del sistema di controlli interni, il gruppo di operatori conserva i seguenti documenti e registrazioni:
a)
l’elenco dei membri del gruppo di operatori basato sull’iscrizione di ciascuno di essi e costituito dai seguenti elementi per ciascun membro del gruppo di operatori:
i)
nome e identificativo (codice numerico);
ii)
recapiti;
iii)
data di iscrizione;
iv)
superficie totale gestita dal membro, precisando il tipo di agricoltura e se fa parte di un’unità di produzione biologica, in conversione o non biologica;
v)
le informazioni su ciascuna unità di produzione e/o attività: dimensioni, ubicazione, compresa una mappa, ove disponibile, prodotto, data di inizio del periodo di conversione e stima delle rese;
vi)
data dell’ultima ispezione interna con il nome dell’ispettore del sistema di controlli interni;
vii)
data dell’ultimo controllo ufficiale effettuato dall’autorità competente o, se del caso, dall’autorità di controllo o dall’organismo di controllo con il nome dell’ispettore;
viii)
data e versione dell’elenco;
b)
gli accordi di adesione firmati tra il membro e il gruppo di operatori in quanto persona giuridica, che comprendono i diritti e le responsabilità del membro;
c)
le relazioni di ispezione interna firmate dall’ispettore del sistema di controlli interni e dal membro ispezionato del gruppo di operatori, comprendenti almeno i seguenti elementi:
i)
il nome del membro e l’ubicazione dell’unità di produzione o dei locali, inclusi i centri di acquisto e raccolta in cui si svolgono le attività di cui all’articolo 36, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/848, oggetto dell’ispezione;
ii)
la data e l’orario di inizio e fine dell’ispezione interna;
iii)
i risultati dell’ispezione;
iv)
l’ambito/il perimetro dell’audit;
v)
data di pubblicazione della relazione;
vi)
il nome dell’ispettore interno;
d)
la documentazione relativa alla formazione degli ispettori del sistema di controlli interni, comprendente:
i)
le date delle formazioni;
ii)
l’oggetto delle formazioni;
iii)
il nome del formatore;
iv)
la firma del partecipante;
v)
se del caso, una valutazione delle conoscenze acquisite;
e)
la documentazione relativa alla formazione dei membri del gruppo;
f)
le registrazioni delle misure adottate in caso di non conformità da parte del gestore del sistema di controlli interni, che comprendono:
i)
i membri soggetti a misure in caso di non conformità, compresi quelli sospesi, revocati o tenuti a rispettare un nuovo periodo di conversione;
ii)
la documentazione relativa al caso di non conformità individuato;
iii)
la documentazione relativa al seguito dato alle misure;
g)
i registri di tracciabilità, comprese, se del caso, informazioni sui quantitativi, per le seguenti attività:
i)
acquisto e distribuzione di fattori di produzione agricoli, compreso il materiale riproduttivo vegetale, da parte del gruppo;
ii)
produzione, raccolto incluso;
iii)
magazzinaggio;
iv)
preparazione;
v)
conferimento dei prodotti di ciascun membro al sistema di commercializzazione comune;
vi)
immissione sul mercato dei prodotti da parte del gruppo di operatori;
h)
gli accordi e i contratti scritti tra il gruppo di operatori e gli appaltatori, comprese informazioni sulla natura delle attività appaltate;
i)
la nomina del gestore del sistema di controlli interni;
j)
la nomina degli ispettori del sistema di controlli interni e il relativo elenco.
L’elenco dei membri di cui al primo comma, lettera a), è aggiornato dal gestore del sistema di controlli interni dopo ogni modifica degli elementi di cui alla lettera a), punti da i) a viii), ed è indicato se uno qualsiasi dei membri è stato sospeso o revocato a causa di misure adottate qualora da ispezioni interne o controlli ufficiali sia risultata una non conformità.
Storico versioni
Questo articolo non ha mai subito modificazioni dalla sua pubblicazione.
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