Art. 18

Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

In vigore dal 23 ott 2019

Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni 1. Gli Stati membri provvedono affinché i soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti conservino la documentazione inerente a ogni segnalazione ricevuta, nel rispetto dei requisiti di riservatezza di cui all’. Le relazioni sono conservate soltanto per il tempo ritenuto necessario e proporzionato per conformarsi all’obbligo imposto dalla presente direttiva o ad altri obblighi imposti dal diritto dell’Unione o nazionale. 2. Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato, subordinatamente al consenso della persona segnalante, i soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti hanno il diritto di documentare la segnalazione orale: a) facendo una registrazione della conversazione su un supporto durevole che consenta l’accesso alle informazioni; o b) mediante una trascrizione completa e accurata della conversazione effettuata dal personale addetto al trattamento della segnalazione. I soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti consentono alla persona segnalante di verificare, rettificare e approvare la trascrizione della chiamata mediante l’apposizione della propria firma. 3. Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non registrato, i soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti hanno il diritto di documentare la segnalazione orale mediante un resoconto dettagliato della conversazione scritto dal personale addetto al trattamento della segnalazione. I soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti offrono alla persona segnalante la possibilità di verificare, rettificare e approvare il resoconto della conversazione mediante l’apposizione della propria firma. 4. Se una persona chiede un incontro con il personale dei soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico o delle autorità competenti ai fini di una segnalazione ai sensi dell’, paragrafo 2, e dell’, paragrafo 2, i soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti assicurano, subordinatamente al consenso della persona segnalante, che sia conservata una documentazione completa e accurata di tale incontro su un supporto durevole che consenta l’accesso alle informazioni. I soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico e le autorità competenti hanno il diritto di documentare l’incontro: a) facendo una registrazione della conversazione su un supporto durevole che consenta l’accesso alle informazioni; o b) mediante un verbale dettagliato dell’incontro redatto dal personale addetto al trattamento della segnalazione. I soggetti giuridici del settore privato e pubblico e le autorità competenti offrono alla persona segnalante la possibilità di verificare, rettificare e approvare il verbale dell’incontro mediante l’apposizione della propria firma.

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