Art. 5
Monitoraggio interno, procedura di reclamo e sistema di gestione della documentazione
In vigore dal 20 nov 2025
Monitoraggio interno, procedura di reclamo e sistema di gestione della documentazione
1. I sistemi di certificazione istituiscono il monitoraggio interno per verificare che i gestori rispettino le norme e le procedure da essi applicate e per garantire la qualità del lavoro svolto dagli esecutori del controllo degli organismi di certificazione. Il monitoraggio interno è effettuato almeno una volta all'anno o almeno con la stessa frequenza dei controlli per tenere conto dell'ambito di certificazione del sistema, nonché del livello di rischio delle attività svolte dai gestori. Nell'ambito del monitoraggio interno, i sistemi di certificazione impongono agli organismi di certificazione di fornire loro tutte le relazioni sui controlli di certificazione, di ricertificazione o di monitoraggio ("controlli"). Per il monitoraggio interno viene selezionato un campione casuale, basato sul rischio, delle relazioni sui controlli di ciascun organismo di certificazione.
2. I sistemi di certificazione stabiliscono procedure per presentare e trattare eventuali reclami nei confronti dei gestori o degli organismi di certificazione. Dette procedure consentono l'invio elettronico dei reclami e assicurano la protezione delle persone fisiche e giuridiche che segnalano violazioni o presentano reclami in buona fede conformemente alla direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).
3. I sistemi di certificazione tengono un registro di tutti i reclami. Su richiesta della Commissione o dello Stato membro in cui è stato presentato il reclamo, i sistemi di certificazione forniscono al richiedente tutti i documenti relativi a un reclamo e al suo trattamento.
4. I sistemi di certificazione garantiscono che sia dato un seguito efficace ai risultati del monitoraggio interno e al trattamento dei reclami e, se necessario, applicano i provvedimenti correttivi e le sanzioni pertinenti in caso di non conformità da parte dei gestori ai sensi delle norme e procedure stabilite in forza dell', paragrafo 1. Se necessario i sistemi di certificazione adottano misure correttive relativamente alla loro struttura di governance o al loro processo di monitoraggio interno.
5. I sistemi di certificazione istituiscono un sistema di gestione della documentazione che contempla tutti gli elementi seguenti:
a)
documentazione generale del sistema (ad esempio manuali, politiche, definizione delle responsabilità);
b)
sistema di controllo interno dei registri e dei documenti di certificazione;
c)
riesame del sistema di gestione della documentazione;
d)
monitoraggio e controllo interno;
e)
procedure per prevenire, individuare e gestire le non conformità.
6. La documentazione di cui al paragrafo 5 è conservata per almeno cinque anni dopo la fine del periodo di monitoraggio.
Storico versioni
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