Art. 10
Processo di controllo e livelli di certezza
In vigore dal 20 nov 2025
Processo di controllo e livelli di certezza
1. Prima di consentire la partecipazione al sistema, i sistemi di certificazione esigono che i gestori o i gruppi di gestori superino un controllo di certificazione effettuato da un organismo di certificazione tra quelli designati dal sistema di certificazione elencati. Tale controllo è sempre effettuato in loco e fornisce almeno una ragionevole certezza dell'efficacia dei suoi processi interni.
2. I gestori o i gruppi di gestori certificati sono soggetti a controlli di ricertificazione e monitoraggio periodici, con una frequenza stabilita nelle pertinenti metodologie di certificazione adottate a norma dell' del regolamento (UE) 2024/3012. Su richiesta dei gestori il controllo di certificazione e il primo controllo di ricertificazione possono aver luogo contemporaneamente. Nel caso di controlli di gruppo, i controlli possono riguardare un campione dei membri del gruppo conformemente all' del presente regolamento. La convalida dei risultati dei controlli è compito del revisore tecnico dell'organismo di certificazione.
3. I sistemi di certificazione stabiliscono linee guida dettagliate che definiscono le modalità di pianificazione e svolgimento dei controlli e le modalità di stesura delle relazioni di controllo. I sistemi di certificazione assicurano che gli organismi di certificazione svolgano i controlli in conformità alla norma EN ISO/IEC 17021-1 congiuntamente alla norma EN ISO/IEC 19011 o a una norma equivalente. I sistemi di certificazione si scambiano, in modo efficiente e tempestivo, le informazioni utili per il controllo al fine di agevolarne la preparazione e lo svolgimento efficaci.
4. I controlli di certificazione e ricertificazione riguardano almeno i seguenti elementi:
a)
identificazione dell'attività svolta dal gestore inerente alle norme del sistema di certificazione;
b)
identificazione dei pertinenti sistemi di controllo del gestore e della sua organizzazione generale rispetto alle norme del sistema e verifiche dell'attuazione effettiva dei pertinenti sistemi di controllo;
c)
analisi dei rischi che potrebbero determinare inesattezze rilevanti, sulla base delle conoscenze professionali dell'esecutore del controllo e delle informazioni presentate dal gestore;
d)
un piano di convalida o verifica che corrisponda all'analisi dei rischi, all'ambito e alla complessità delle attività del gestore e che definisca i metodi di campionamento da usare per le sue attività;
e)
attuazione del piano di convalida o verifica raccogliendo elementi di prova conformemente ai metodi di campionamento definiti, più tutti gli ulteriori elementi di interesse, su cui l'esecutore del controllo baserà la propria conclusione;
f)
richiesta da parte dell'organismo di certificazione al gestore di fornire eventuali elementi mancanti delle piste di controllo, una spiegazione delle variazioni o la revisione delle asserzioni o dei calcoli, prima di giungere alle conclusioni finali del controllo;
g)
verifica dell'accuratezza dei dati registrati dal gestore;
h)
ai fini della lettera c), l'analisi dei rischi tiene conto del profilo di rischio complessivo dell'attività, in funzione del livello di rischio del gestore. L'intensità o la portata del controllo, o entrambe, sono adattate al livello delle voci di rischio complessive.
5. Gli organismi di certificazione certificano il gestore o gruppo di gestori solo se soddisfa tutti i requisiti seguenti:
a)
dispone di un sistema di gestione della documentazione;
b)
dispone di un sistema verificabile per la custodia e l'esame di tutti gli elementi di prova relativi alle asserzioni fatte o su cui si basa;
c)
conserva tutti gli elementi di prova necessari per conformarsi al presente regolamento e al regolamento (UE) 2024/3012 per almeno cinque anni dopo la fine del periodo di monitoraggio, o più a lungo se così prescrive la legislazione nazionale;
d)
accetta il compito di preparare qualsiasi informazione legata al controllo di tali elementi di prova.
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