Art. 9
Ambito di applicazione delle politiche, delle procedure e dei controlli interni
In vigore dal 31 mag 2024
Ambito di applicazione delle politiche, delle procedure e dei controlli interni
1. I soggetti obbligati pongono in essere politiche, procedure e controlli interni per garantire la conformità al presente regolamento, al regolamento (UE) 2023/1113 e agli eventuali atti amministrativi emanati da un supervisore e in particolare per:
a)
mitigare e gestire in maniera efficace i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo individuati a livello dell'Unione, degli Stati membri e degli stessi soggetti obbligati;
b)
oltre all'obbligo di applicare sanzioni finanziarie mirate, mitigare e gestire i rischi di mancata attuazione e di evasione delle sanzioni finanziarie mirate.
Le politiche, procedure e controlli di cui al primo comma sono commisurati alla natura dell'attività, inclusi i suoi rischi e la sua complessità, e alle dimensioni del soggetto obbligato e riguardano tutte le attività del soggetto obbligato che rientrano nell'ambito di applicazione del presente regolamento.
2. Le politiche, le procedure e i controlli di cui al paragrafo 1 includono:
a)
le politiche e le procedure interne, tra cui in particolare:
i)
l'esecuzione e l'aggiornamento della valutazione del rischio per l'intera attività;
ii)
il quadro di gestione del rischio del soggetto obbligato;
iii)
l'adeguata verifica della clientela per attuare il capo III del presente regolamento, comprese le procedure per determinare se il cliente, il titolare effettivo o la persona per conto della quale o a favore della quale è realizzata un'operazione o un'attività sia una persona politicamente esposta o un familiare o un soggetto con il quale le persone intrattengono notoriamente stretti legami;
iv)
la segnalazione delle operazioni sospette;
v)
l'esternalizzazione o il ricorso all'adeguata verifica della clientela effettuata da altri soggetti obbligati;
vi)
la conservazione dei dati e le politiche relative al trattamento dei dati personali a norma degli ;
vii)
il monitoraggio e la gestione del rispetto di tali politiche e procedure interne in conformità della lettera b), del presente paragrafo, l'identificazione e la gestione delle carenze e l'attuazione di azioni correttive;
viii)
la verifica, proporzionale ai rischi associati ai compiti e alle funzioni da svolgere, al momento dell'assunzione e dell'assegnazione del personale a taluni compiti e funzioni e della nomina di agenti e distributori, che tali persone soddisfino requisiti di onorabilità;
ix)
la comunicazione interna delle politiche, delle procedure e dei controlli interni del soggetto obbligato, anche ai suoi agenti, distributori e prestatori di servizi coinvolti nell'attuazione delle politiche AML/CFT;
x)
una politica in materia di formazione dei dipendenti e, se del caso, degli agenti e distributori in merito alle misure poste in essere dal soggetto obbligato per conformarsi agli obblighi del presente regolamento, del regolamento (UE) 2023/1113 e degli eventuali atti amministrativi emanati da un supervisore;
b)
i controlli interni e una funzione di revisione indipendente per la verifica delle politiche e delle procedure interne di cui alla lettera a) del presente paragrafo e dei controlli in vigore presso il soggetto obbligato. In assenza di una funzione di revisione indipendente, i soggetti obbligati possono far svolgere tale verifica a un esperto esterno.
Le politiche, le procedure e i controlli interni di cui al primo comma sono registrati per iscritto. Le politiche interne sono approvate dall'organo di amministrazione nella sua funzione di gestione. Le procedure interne e i controlli, sono approvate almeno a livello di manager della funzione di controllo della conformità.
3. I soggetti obbligati tengono aggiornati le politiche interne, le procedure e i controlli e li migliorano qualora siano individuate carenze.
4. Entro il 10 luglio 2026, l'AMLA emana orientamenti sugli elementi di cui i soggetti obbligati dovrebbero tenere conto, in base alla natura della loro attività, inclusi i suoi rischi e la sua complessità, e alle loro dimensioni, nel decidere la portata delle politiche, delle procedure e dei controlli interni, in particolare per quanto riguarda il personale assegnato a funzioni di controllo della conformità. Tali orientamenti individuano inoltre le situazioni in cui, per la natura e le dimensioni del soggetto obbligato:
i)
i controlli interni devono essere organizzati a livello della funzione commerciale, della funzione di controllo della conformità e della funzione di revisione;
ii)
la funzione di revisione indipendente può essere svolta da un esperto esterno.
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