Art. 5
Monitoraggio interno, procedura di reclamo e sistema di gestione della documentazione
In vigore dal 14 giu 2022
Monitoraggio interno, procedura di reclamo e sistema di gestione della documentazione
1. I sistemi volontari istituiscono il monitoraggio interno per verificare che gli operatori economici osservino le modalità e le procedure da esso applicate e per garantire la qualità del lavoro svolto dagli esecutori del controllo degli organismi di certificazione. Il monitoraggio interno è effettuato almeno una volta all’anno in base al territorio e alle materie prime coperti dal sistema volontario, nonché al livello di rischio delle attività svolte dagli operatori economici. Nel processo di monitoraggio il sistema volontario esige che gli organismi di certificazione presentino tutte le relazioni di controllo e, se del caso, i calcoli dei valori reali delle emissioni di gas a effetto serra. Le attività di monitoraggio riguardano un campione casuale, basato sul rischio, delle relazioni di controllo di ciascun organismo di certificazione.
2. I sistemi volontari stabiliscono modalità e procedure intese ad assicurare il seguito effettivo dei risultati del monitoraggio interno e, se necessario, l’applicazione di sanzioni. Sulla base dei risultati del monitoraggio interno sono adottate misure correttive a livello della struttura di governance o del processo di monitoraggio interno del sistema volontario al fine di migliorarne il funzionamento. I risultati delle attività di monitoraggio annuale del sistema volontario sono sintetizzati nella relazione annuale di attività presentata alla Commissione.
3. I sistemi volontari stabiliscono procedure per presentare reclamo nei confronti degli operatori economici o degli organismi di certificazione. La procedura di reclamo è accessibile sul sito web del sistema volontario e consente di inviare i reclami per via elettronica o per posta. La procedura assicura la protezione delle persone che segnalano violazioni o introducono reclami in buona fede conformemente alla direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio (4). Il sito web indica perlomeno tutte le informazioni seguenti:
a)
le informazioni e gli elementi di prova da fornire per presentare un reclamo, nonché l’indirizzo postale o di posta elettronica a cui deve essere inviato;
b)
orientamenti sul tipo di reclami ammissibili;
c)
un riepilogo schematico della modalità di trattamento dei reclami, dal ricevimento iniziale alla risoluzione, con il calendario delle varie tappe;
d)
il processo decisionale per i reclami e il processo di impugnazione delle decisioni;
e)
le conseguenze della constatazione di non conformità da parte del sistema volontario a seguito di un reclamo.
4. I sistemi volontari tengono un registro di tutti i reclami e forniscono alla Commissione una sintesi dei reclami nella relazione annuale di attività. Su richiesta della Commissione o di uno Stato membro, forniscono tutti i documenti relativi a un reclamo e al suo trattamento.
5. I sistemi volontari e gli organismi di certificazione istituiscono un sistema di gestione della documentazione che contempla tutti gli elementi seguenti:
a)
la documentazione generale del sistema di gestione (ad esempio manuali, politiche, definizione delle responsabilità);
b)
il controllo dei documenti e delle scritture;
c)
revisione del sistema di gestione da parte della dirigenza;
d)
il controllo interno/monitoraggio interno;
e)
le procedure per individuare e gestire le non conformità; e
f)
le procedure per adottare le misure preventive intese a eliminare le cause di potenziali non conformità.
La documentazione è conservata per almeno cinque anni, o più a lungo se così prescrive l’autorità nazionale competente.
Storico versioni
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