Art. 16
Sistema di gestione dei casi
In vigore dal 10 mag 2023
Sistema di gestione dei casi
1. Gli Stati membri provvedono affinché il loro punto di contatto unico sviluppi e gestisca un sistema elettronico unico di trattamento dei casi che funga da archivio e consenta al punto di contatto unico di svolgere i suoi compiti ai sensi della presente direttiva. Il sistema di gestione dei casi presenta almeno tutte le funzioni e capacità seguenti:
a)
registrazione delle richieste di informazioni ricevute e inviate di cui agli e di altre comunicazioni relative a tali richieste con i punti di contatto unici e, se del caso, con le autorità di contrasto competenti di altri Stati membri relativa a tali richieste, comprese le informazioni riguardanti il rigetto delle richieste di informazioni nonché le richieste e i chiarimenti o precisazioni di cui rispettivamente all’, paragrafi 2 e 3;
b)
registrazione delle comunicazioni tra il punto di contatto unico e le autorità di contrasto competenti ai sensi dell’, paragrafo 2, lettera b);
c)
registrazione delle comunicazioni di informazioni al punto di contatto unico e, se del caso, alle autorità di contrasto competenti di altri Stati membri in conformità degli ;
d)
controllo incrociato delle richieste di informazioni ricevute di cui agli con le informazioni di cui dispone il punto di contatto unico, comprese le informazioni comunicate a norma dell’, paragrafo 3, secondo comma, e dell’, paragrafo 3, secondo comma, e altre informazioni pertinenti registrate nel sistema di gestione dei casi;
e)
garanzia di un seguito adeguato e rapido alle richieste di informazioni ricevute di cui all’, in particolare al fine di rispettare i termini per la comunicazione delle informazioni richieste di cui all’;
f)
interoperabilità con SIENA, assicurando in particolare che le comunicazioni ricevute tramite SIENA possano essere registrate direttamente nel sistema di gestione dei casi e che le comunicazioni inviate tramite tale applicazione possano essere inviate direttamente dallo stesso sistema;
g)
generazione di statistiche sugli scambi di informazioni ai sensi della presente direttiva ai fini di valutazione e monitoraggio, in particolare ai fini dell’;
h)
registrazione degli accessi e di altre operazioni di trattamento in relazione alle informazioni contenute nel sistema di gestione dei casi a fini di rendicontabilità e di cibersicurezza, in conformità dell’articolo 25 della direttiva (UE) 2016/680.
2. Gli Stati membri garantiscono che tutti i rischi connessi alla cibersicurezza relativi al sistema di gestione dei casi, in particolare per quanto riguarda l’architettura, la governance e il controllo, siano gestiti e affrontati in modo prudente ed efficace e che siano previste salvaguardie adeguate contro gli accessi non autorizzati e gli abusi.
3. Gli Stati membri provvedono affinché il sistema di gestione dei casi contenga dati personali solo per il tempo necessario e proporzionato al punto di contatto unico per svolgere i compiti assegnatigli a norma della presente direttiva e che i dati personali ivi contenuti siano successivamente cancellati irrevocabilmente.
4. Gli Stati membri provvedono affinché il loro punto di contatto unico verifichi, per la prima volta entro sei mesi dalla conclusione di uno scambio di informazioni e successivamente periodicamente, la conformità al paragrafo 3.
Storico versioni
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