Art. 14
Stoccaggio e conservazione
In vigore dal 6 lug 2020
Stoccaggio e conservazione
1. Lo stoccaggio e la conservazione avvengono alle condizioni seguenti:
a)
gli atti sono conservati nella forma in cui sono stati creati, inviati o ricevuti o in una forma che preservi l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità del loro contenuto e dei metadati che li accompagnano;
b)
il contenuto degli atti e i metadati rilevanti devono essere leggibili per tutto il periodo della loro conservazione da ogni persona autorizzata ad accedervi;
c)
qualora gli atti siano inviati o ricevuti per via elettronica, le informazioni necessarie per determinare l’origine o la destinazione dell’atto e la data e l’ora dell’acquisizione o registrazione fanno parte dei metadati minimi da conservare;
d)
se si tratta di procedimenti elettronici gestiti con sistemi informatici, le informazioni relative alle fasi formali del procedimento sono conservate in modo che siano individuabili sia le fasi stesse sia gli autori e gli altri partecipanti.
2. Il segretario generale assicura l’attuazione di una strategia di conservazione digitale per garantire l’accesso a lungo termine agli atti elettronici sulla base degli elenchi di conservazione di cui all’, paragrafo 1. La strategia è elaborata in collaborazione con il servizio degli archivi storici della Commissione e garantisce l’esistenza di processi, strumenti e risorse per garantire l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità degli atti e la loro accessibilità.
Storico versioni
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