Art. 5

Funzionamento

In vigore dal 16 dic 2013

Funzionamento 1. Durante la prima riunione ogni gruppo deve eleggere fra i suoi membri un presidente e due vice-presidenti a maggioranza di due terzi degli esperti presenti al primo scrutinio e a maggioranza semplice degli esperti presenti nei successivi scrutini. I vicepresidenti sono scelti fra i rappresentanti di altre organizzazioni diverse da quella cui appartiene il presidente. I due vicepresidenti provengono da due diverse organizzazioni. Le elezioni si tengono sotto l’egida di un rappresentante della Commissione con scrutinio segreto, fatta salva esplicita decisione contraria di tutti gli esperti presenti. 2. Il presidente e i due vicepresidenti sono eletti per un anno; il mandato è rinnovabile. Il presidente non può essere rieletto per più di due mandati consecutivi. Nello scegliere i nuovi presidenti, il gruppo deve accertarsi che essi non provengano dalla stessa organizzazione del loro predecessore. 3. Il presidente, di concerto con la direzione generale, in stretta consultazione con i vicepresidenti, e in consultazione con le organizzazioni rappresentate nel gruppo, determina i punti da inserire nell’ordine del giorno delle riunioni del gruppo almeno 25 giorni lavorativi prima di ogni riunione. La direzione generale invia l’ordine del giorno alle organizzazioni in linea di massima 20 giorni lavorativi prima della riunione, di preferenza per via elettronica. 4. Fatta eccezione per le elezioni di cui al paragrafo 1, le discussioni dei gruppi non sono seguite da votazione. Un gruppo, se ottiene il consenso sul parere richiesto dalla direzione generale o su una risoluzione adottata di propria iniziativa, redige conclusioni congiunte e le allega alla relazione riassuntiva. La Commissione comunica l’esito delle discussioni di un gruppo ad altre istituzioni europee se così raccomandato dal gruppo. 5. Il presidente è incaricato di elaborare una relazione che contenga un accurato resoconto sommario di ogni singola riunione e di trasmettere il progetto di tale relazione alla direzione generale entro i 20 giorni lavorativi successivi alla riunione. La direzione generale può modificare il progetto di relazione del presidente prima che venga distribuito ai membri del gruppo per approvazione. 6. Di concerto con la direzione generale, il gruppo può istituire gruppi di lavoro per esaminare questioni specifiche sulla base di un mandato conferito dal gruppo. I rappresentanti della Commissione presiedono le riunioni dei gruppi di lavoro. Detti gruppi di lavoro sono sciolti non appena abbiano espletato il proprio mandato. 7. La direzione generale può invitare esperti esterni con competenze specifiche su un argomento iscritto all’ordine del giorno a partecipare alle attività del gruppo o del gruppo di lavoro su una base ad hoc. Inoltre, i rappresentanti della Commissione possono concedere lo status di osservatori ad individui oppure ad organizzazioni a norma dell’, paragrafo 2, nella misura in cui essi non minaccino l’equilibrio dei gruppi o dei gruppi di lavoro. Essi hanno il diritto di parlare, allorché sono invitati a farlo dal presidente con il consenso del rappresentante della Commissione in più alto grado presente. Gli individui o le organizzazioni che fruiscono dello status di osservatori non partecipano alle elezioni di cui al paragrafo 1. 8. I membri dei gruppi e i loro rappresentanti, nonché gli esperti invitati e gli individui o le organizzazioni che fruiscono dello status di osservatori, come prevede il paragrafo 7, adempiono agli obblighi del segreto professionale definito nei trattati e nelle relative norme di applicazione, nonché alle norme della Commissione in materia di sicurezza relativamente alla tutela delle informazioni classificate UE, definite nell’allegato della decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione (4). Qualora essi dovessero venire meno a tali obblighi, la Commissione può adottare tutte le misure del caso. 9. Le riunioni dei gruppi e dei gruppi di lavoro si tengono, in linea di massima, negli uffici della Commissione. La Commissione assicura i servizi di segretariato. Le riunioni dei gruppi e dei gruppi di lavoro vengono indette dalla direzione generale. Possono partecipare alle riunioni dei gruppi e dei gruppi di lavoro altri funzionari della Commissione interessati ai lavori. 10. La Commissione pubblica tutti i documenti pertinenti quali ordini del giorno, verbali, conclusioni, conclusioni parziali oppure documenti di lavoro sulle attività svolte dai gruppi mediante un link dal registro dei gruppi di esperti della Commissione e altri organismi analoghi verso un apposito sito Internet. Qualora la divulgazione di un documento arrechi pregiudizio alla tutela di un interesse pubblico o privato, definito all’ del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5), è opportuno prevedere deroghe alla pubblicazione sistematica.

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