Art. 3

Definizioni

In vigore dal 7 lug 2004

Ai fini delle presenti disposizioni si intende per: 1) «Documento»: qualsiasi documento ai sensi dell’, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (7) e dell’ delle disposizioni relative alla gestione dei documenti allegate al regolamento interno della Commissione (di seguito denominate «disposizioni relative alla gestione dei documenti»). 2) «Documento elettronico»: un insieme di dati scritti o archiviati su qualsiasi tipo di supporto da un sistema informatico o dispositivo analogo, che possano essere letti o percepiti dalle persone o da siffatti sistemi o dispositivi, nonché qualsiasi visualizzazione o riproduzione, stampata o in altra forma, dei dati stessi. 3) «Digitalizzazione di documenti»: il procedimento consistente nel trasformare un documento formato su supporto cartaceo o su qualsiasi altro tipo di supporto tradizionale in immagine elettronica. La digitalizzazione può riguardare qualsiasi tipo di documento e può essere realizzata partendo da vari supporti quali carta, fax, microforme (microfiche, microfilm), fotografie, videocassette, cassette audio e pellicole. 4) «Ciclo di vita di un documento»: l’insieme delle fasi o dei periodi di vita di un documento, dalla ricezione o formazione ai sensi dell’ delle disposizioni relative alla gestione dei documenti fino al trasferimento negli archivi storici della Commissione e alla messa a disposizione del pubblico ovvero fino alla distruzione ai sensi dell’ di tali disposizioni. 5) «Spazio documentale della Commissione»: l’insieme dei documenti, dei fascicoli e dei metadati prodotti, ricevuti, registrati, classificati e conservati dalla Commissione. 6) «Integrità»: il fatto che le informazioni contenute nel documento e i metadati che le accompagnano sono completi (tutti i dati sono presenti) ed esatti (tutti i dati sono immutati). 7) «Leggibilità nel tempo»: il fatto che le informazioni contenute nei documenti e i metadati che le accompagnano rimangono facilmente leggibili, per qualsiasi persona che debba o possa accedervi, durante l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla formazione o ricezione fino al trasferimento negli archivi storici della Commissione e loro messa a disposizione del pubblico ovvero fino alla distruzione autorizzata in funzione del periodo di conservazione prescritto. 8) «Metadati»: i dati che descrivono il contesto, il contenuto e la struttura dei documenti e la loro gestione nel tempo, secondo le disposizioni contenute nelle modalità d’applicazione delle disposizioni relative alla gestione dei documenti, completate dalle modalità d’applicazione delle presenti disposizioni. 9) «Firma elettronica»: la firma elettronica ai sensi dell’, punto 1), della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (8). 10) «Firma elettronica avanzata»: la firma elettronica ai sensi dell’, punto 2), della direttiva 1999/93/CE.

Storico versioni

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