Art. 2
In vigore dal 7 lug 2004
La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Fatto a Bruxelles, il 7 luglio 2004.
Per la Commissione
Romano PRODI
Il presidente
ALLEGATO
Disposizioni della Commissione relative ai documenti elettronici e digitalizzati
Considerando quanto segue:
(1)
L’impiego generalizzato delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione da parte della Commissione per l’uso interno e per lo scambio di documenti con il mondo esterno — in particolare con le amministrazioni comunitarie, compresi gli organi incaricati dell’attuazione di specifiche politiche comunitarie, e con le amministrazioni nazionali — fa sì che lo spazio documentale della Commissione contenga un numero sempre maggiore di documenti elettronici e digitalizzati.
(2)
A seguito del Libro bianco sulla riforma della Commissione (1), le cui azioni 7, 8 e 9 mirano ad assicurare il passaggio alla «e-Commission», e a seguito della comunicazione «Verso la Commissione on-line: Strategia di attuazione per il periodo 2001–2005 (Azioni 7, 8 e 9 del Libro bianco sulla riforma)» (2), la Commissione ha intensificato, nel suo funzionamento interno e nelle relazioni tra i suoi servizi, lo sviluppo di sistemi informatici che consentano di gestire elettronicamente i documenti e le procedure.
(3)
Con decisione 2002/47/CE, CECA, Euratom (3), la Commissione ha allegato al suo regolamento interno specifiche disposizioni per la gestione dei documenti, intese a garantire in particolare che essa sia in grado in qualsiasi momento di rendere conto del suo operato. Nella sua comunicazione sulla semplificazione e la modernizzazione della gestione dei suoi documenti (4), la Commissione si è proposta l’obiettivo a medio termine di istituire un sistema di archiviazione elettronica dei documenti fondato su un complesso di norme e procedimenti comuni per l’insieme dei servizi.
(4)
I documenti devono essere gestiti nel rispetto delle norme di sicurezza che la Commissione è tenuta ad osservare, con particolare riguardo alla classificazione dei documenti ai sensi della decisione (2001/844/CE, CECA, Euratom) (5), alla protezione dei sistemi d’informazione ai sensi decisione C(95) 1510, ed alla protezione dei dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6). Lo spazio documentale della Commissione deve quindi essere concepito in modo tale che i sistemi d’informazione, le reti ed i mezzi di trasmissione che lo alimentano siano protetti da misure di sicurezza adeguate.
(5)
Occorre adottare disposizioni che non solo stabiliscano le condizioni di validità, nei confronti della Commissione, dei documenti elettronici e digitalizzati o trasmessi per via elettronica — quando tali condizioni non sono determinate altrove — ma che prescrivano inoltre modalità di conservazione volte a garantire l’integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti e dei metadati che li accompagnano per l’intero periodo di conservazione prescritto,
DECIDE:
Storico versioni
Questo articolo non ha mai subito modificazioni dalla sua pubblicazione.
Le tue annotazioni
Proeli:dec:2004:563:oj#art-2