Art. 4
Politiche e procedure
In vigore dal 27 feb 2025
Politiche e procedure
1. Le politiche e le procedure di cui all’articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1114 sono stabilite per iscritto e rispecchiano le dimensioni, la complessità e la natura del token collegato ad attività nonché la serie di attività svolte dall’emittente di token collegati ad attività e dal gruppo cui quest’ultimo appartiene.
2. L’organo di amministrazione dell’emittente di token collegati ad attività è responsabile della definizione, dell’adozione e dell’attuazione di tali politiche e procedure. Esso individua periodicamente e corregge eventuali carenze nell’efficacia di tali politiche e procedure.
3. Gli emittenti di token collegati ad attività istituiscono canali di comunicazione interna efficaci al fine di informare i dipendenti e i membri dell’organo di amministrazione in merito alle loro politiche e procedure in materia di conflitti di interesse nonché di fornire a tali dipendenti e membri un accesso costante a dette politiche e procedure e forniscono attività di formazione adeguate e aggiornate in merito a tali politiche e procedure.
Gli emittenti di token collegati ad attività istituiscono canali di comunicazione esterna efficaci al fine di informare terzi in merito alle loro politiche e procedure in materia di conflitti di interesse.
4. Se l’emittente di token collegati ad attività è membro di un gruppo, le politiche e le procedure di cui all’articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1114 riguardano i conflitti di interesse tra l’emittente e altri soggetti del gruppo.
5. Le politiche e le procedure di cui all’articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1114 comprendono:
a)
una descrizione delle circostanze che possono dar luogo a un conflitto di interessi a norma degli ;
b)
i processi da applicare per individuare, prevenire, gestire e comunicare i conflitti di interesse di cui agli .
6. I processi di cui al paragrafo 5 operano una distinzione tra i conflitti di interesse che persistono e che devono essere gestiti in modo permanente e quelli che si verificano occasionalmente e devono essere attenuati tramite una misura specifica.
7. I processi di cui al paragrafo 5 comprendono almeno una descrizione degli elementi seguenti:
a)
processi efficaci per segnalare e comunicare tempestivamente, attraverso adeguati canali di segnalazione interna, qualsiasi questione che possa determinare o abbia determinato un conflitto di interessi;
b)
processi efficaci per prevenire e controllare lo scambio di informazioni tra persone collegate impegnate in attività in cui può sorgere un conflitto di interessi, qualora lo scambio di tali informazioni possa ledere gli interessi del possessore di token collegati ad attività o possa incidere sull’adempimento dei compiti e delle responsabilità della persona collegata in questione;
c)
misure volte a garantire che attività o operazioni confliggenti siano affidate, ove possibile, a persone diverse in seno al medesimo emittente di token collegati ad attività o siano altrimenti soggette a un monitoraggio mirato e a misure che conseguano lo stesso effetto;
d)
misure volte a garantire che alle persone collegate che svolgono attività commerciali esterne connesse all’emittente di token collegati ad attività sia impedito di esercitare un’influenza inappropriata in seno a detto emittente di token collegati ad attività in relazione a tali attività;
e)
misure volte a garantire che il rischio di conflitti di interesse sia affrontato a livello dell’organo di amministrazione o del suo comitato responsabile. Tali misure garantiscono che i membri del comitato o i membri dell’organo di amministrazione non abbiano conflitti di interesse e forniscono orientamenti sufficienti in merito all’individuazione e alla gestione dei conflitti di interesse che possono incidere sui membri dell’organo di amministrazione nell’adottare decisioni obiettive e imparziali nel migliore interesse dell’emittente di token collegati ad attività;
f)
misure volte a garantire l’attribuzione ai membri dell’organo di amministrazione della responsabilità di informare gli altri membri e di astenersi dal votare in merito a qualsiasi questione in cui tali membri abbiano o possano avere un conflitto di interessi o qualora l’obiettività di tali membri o la capacità di adempiere adeguatamente i loro obblighi nei confronti dell’emittente di token collegati ad attività possa essere altrimenti compromessa;
g)
misure volte a garantire che i membri dell’organo di amministrazione non possano essere membri dell’organo di amministrazione nella funzione di gestione o di vigilanza di emittenti concorrenti di token collegati ad attività.
8. Se le politiche e le procedure in materia di conflitti di interesse sono insufficienti a prevenire o attenuare i rischi di danni per i possessori di token collegati ad attività o per l’emittente di token collegati ad attività, l’emittente modifica le politiche e le procedure al fine di porre rimedio a eventuali carenze.
9. Le politiche e le procedure di cui all’articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1114 impongono agli emittenti di token collegati ad attività di tenere registrazioni e documentare i tipi di attività o le situazioni che danno luogo o che possono dar luogo a conflitti di interesse di cui all’, paragrafo 1, e all’, paragrafo 1, e, per ciascun tipo di attività o situazione, le misure adottate per prevenire o attenuare tali conflitti. Le registrazioni sono conservate per un periodo di cinque anni.
10. Le politiche e le procedure di cui all’articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1114 assicurano che le operazioni di cui all’, paragrafo 4, siano individuate o notificate all’emittente di token collegati ad attività prima che sia adottata una decisione sull’esecuzione dell’operazione e sulle relative condizioni. Tali politiche e procedure garantiscono inoltre che le decisioni di concludere tali operazioni siano prese in modo obiettivo, nell’interesse di ciascuna parte, e che le condizioni per l’operazione siano identiche a quelle che si applicano tra parti indipendenti per le stesse operazioni in assenza di conflitto di interessi.
11. In relazione alle operazioni di cui all’, paragrafo 4, le politiche e le procedure di cui all’articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1114 assicurano che:
a)
siano stabiliti processi decisionali per la conclusione di tali operazioni e siano stabilite soglie, espresse come volume dell’operazione, al di sopra delle quali tale operazione richiede l’approvazione dell’organo di amministrazione;
b)
i dipendenti e i membri dell’organo di amministrazione siano informati in merito alle norme applicate a tali operazioni e alle misure stabilite dall’emittente di token collegati ad attività in relazione a tali operazioni;
c)
l’emittente di token collegati ad attività sia prontamente informato in merito a una qualsiasi di tali operazioni;
d)
sia conservata una registrazione dell’operazione notificata all’emittente di token collegati ad attività o da quest’ultimo individuata, che documenti la data e l’ora dell’operazione, le condizioni, il volume, la controparte e qualsiasi autorizzazione o divieto in relazione a detta operazione.
Storico versioni
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