Art. 45

Poteri e funzioni dell'ordinatore

In vigore dal 18 dic 2018

Poteri e funzioni dell'ordinatore 1. L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo il principio della sana gestione finanziaria, anche assicurando la rendicontazione sulla performance, e di garantire il rispetto dei requisiti di legittimità, regolarità e parità di trattamento dei destinatari dei fondi dell'Unione. 2. L'ordinatore pone in atto la struttura organizzativa e i sistemi di controllo interno adeguati all'esecuzione delle funzioni di ordinatore, conformemente alle norme minime o ai principi adottati dal consiglio di amministrazione o, se l'atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo sulla base del quadro di controllo interno stabilito dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione, compresi all'occorrenza i rischi specifici associati agli uffici decentrati, e alla natura delle azioni finanziate. L'istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un'analisi globale dei rischi che tiene conto del loro rapporto costi/benefici e della performance. L'ordinatore può introdurre, nell'ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività. 3. Per eseguire le spese, l'ordinatore assume impegni di bilancio e giuridici, convalida le spese, emette ordini di pagamento e pone in essere gli atti preliminari necessari per l'esecuzione degli stanziamenti. 4. Per eseguire le entrate, l'ordinatore elabora le previsioni di crediti, accerta i diritti da recuperare ed emette gli ordini di riscossione. Se del caso, l'ordinatore rinuncia ai crediti accertati. 5. Per evitare errori e irregolarità prima dell'autorizzazione delle operazioni e ridurre i rischi che comporta il mancato conseguimento degli obiettivi, ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante concernente gli aspetti operativi e finanziari, nell'ambito di una strategia di controllo che tiene conto dei rischi e del rapporto costi/benefici. La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall'ordinatore tenendo conto dei risultati dei controlli precedenti e di valutazioni relative ai rischi e al rapporto costi/benefici, sulla base dell'analisi del rischio dell'ordinatore medesimo. In caso di dubbio, l'ordinatore incaricato di convalidare le operazioni in questione, nell'ambito del controllo ex ante, richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere un livello di affidabilità ragionevole. 6. Ai fini dei controlli, l'ordinatore può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un'unica operazione. 7. Per una data operazione, la verifica è effettuata da membri del personale diversi da quelli che hanno avviato l'operazione. I membri del personale che effettuano la verifica non sono subordinati ai membri del personale che hanno avviato l'operazione. 8. L'ordinatore può predisporre controlli ex post per individuare e correggere errori e irregolarità nelle operazioni dopo la loro autorizzazione. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio, tenendo conto dei risultati dei controlli precedenti, nonché del rapporto costi/benefici e della performance. 9. I controlli ex post sono svolti da membri del personale diversi da quelli responsabili dei controlli ex ante. I membri del personale responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai membri del personale responsabili dei controlli ex ante. I controlli ex post possono assumere la forma di audit finanziari presso le sedi dei beneficiari. Le norme e le modalità, incluse le indicazioni temporali, per l'esecuzione di audit dei beneficiari sono chiare, coerenti e trasparenti, e sono messe a disposizione al momento della firma della convenzione di sovvenzione. 10. Gli ordinatori e i membri del personale responsabili dell'esecuzione del bilancio dispongono delle necessarie competenze professionali. Essi rispettano uno specifico codice deontologico adottato dall'organismo dell'Unione e basato sulle norme fissate dalla Commissione per i propri servizi. 11. Qualora un membro del personale partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritenga irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che è tenuto ad osservare una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta dal suo superiore, ne informa il direttore che risponde per iscritto se l'informazione gli è stata trasmessa per iscritto. In caso d'inerzia del direttore entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso entro un mese, o qualora egli confermi la decisione o l'istruzione iniziale e il membro del personale consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il membro del personale ne informa per iscritto l'istanza pertinente di cui all'articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e il consiglio di amministrazione. 12. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Unione, il membro del personale o altro agente, compresi gli esperti nazionali distaccati presso l'organismo dell'Unione, informa direttamente il suo superiore gerarchico, il direttore o il consiglio di amministrazione dell'organismo dell'Unione o ancora l'Ufficio europeo per la lotta antifrode o la Procura europea. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono ad audit la gestione finanziaria dell'organismo dell'Unione prevedono, per il revisore esterno, l'obbligo di informare il direttore o, in caso di possibile coinvolgimento di quest'ultimo, il consiglio di amministrazione in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell'Unione.

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