Art. 111
Operazioni di spesa
In vigore dal 18 lug 2018
Operazioni di spesa
1. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una convalida, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
Al termine dei periodi di cui all’, il saldo non eseguito degli impegni di bilancio è disimpegnato.
Nell’esecuzione di operazioni, l’ordinatore responsabile verifica la conformità della spesa rispetto ai trattati, al bilancio, al presente regolamento e agli altri atti adottati a norma dei trattati, nonché al principio della sana gestione finanziaria.
2. Gli impegni di bilancio e gli impegni giuridici sono assunti dallo stesso ordinatore, salvo in casi debitamente giustificati. In particolare, nell’ambito degli aiuti erogati per situazioni di crisi e delle operazioni di aiuto umanitario, gli impegni giuridici possono essere assunti dai capi delle delegazioni dell’Unione o, in loro assenza, dai rispettivi vice, su istruzione dell’ordinatore responsabile della Commissione, il quale conserva comunque la piena responsabilità dell’operazione sottostante. Il personale impiegato dalla Commissione nell’ambito degli aiuti erogati per situazioni di crisi e delle operazioni di aiuto umanitario può firmare gli impegni giuridici collegati a pagamenti a valere su casse di anticipi di importi non superiori a 2 500 EUR.
L’ordinatore responsabile assume un impegno di bilancio prima di contrarre un impegno giuridico nei confronti di terzi o di trasferire fondi a un fondo fiduciario dell’Unione di cui all’.
Il secondo comma del presente paragrafo non si applica:
a)
agli impegni giuridici contratti a seguito di una dichiarazione di situazione di crisi nell’ambito di un piano di continuità operativa, in conformità delle procedure adottate dalla Commissione o da qualsiasi altra istituzione dell’Unione a titolo della sua autonomia amministrativa;
b)
in caso di operazioni di aiuto umanitario, di operazioni di protezione civile e di aiuti erogati per situazioni di crisi, se l’efficacia dell’intervento dell’Unione richiede l’assunzione immediata di un impegno giuridico nei confronti di terzi e se prima non è possibile procedere a un impegno di bilancio specifico.
Nei casi di cui al terzo comma, lettera b), all’impegno di bilancio si procede senza ritardi dopo aver assunto un impegno giuridico nei confronti di terzi.
3. L’ordinatore responsabile convalida una spesa accettando che una voce di spesa sia imputata al bilancio, previa verifica dei documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore secondo le condizioni fissate dall’impegno giuridico, quando questo esiste. A tale scopo, l’ordinatore responsabile:
a)
verifica l’esistenza dei diritti del creditore;
b)
determina o verifica l’esistenza e l’importo del credito attraverso la menzione «conforme ai fatti»;
c)
verifica le condizioni di esigibilità del credito.
Fatto salvo il primo comma, la convalida delle spese si applica anche alle relazioni intermedie o finali non associate a richieste di pagamento, nel qual caso l’impatto sul sistema contabile si limita alla contabilità generale.
4. La decisione di convalida ha luogo tramite firma elettronica con caratteristiche di sicurezza a norma dell’ da parte dell’ordinatore o di un membro del personale tecnicamente competente debitamente autorizzato mediante decisione formale dell’ordinatore oppure, eccezionalmente, nel caso di documenti su supporto cartaceo, tramite il timbro che riproduce la firma.
Con la menzione «conforme ai fatti», l’ordinatore responsabile o un membro del personale tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica:
a)
nel caso dei prefinanziamenti: che risultano soddisfatte le condizioni fissate dall’impegno giuridico per il versamento del prefinanziamento;
b)
nel caso dei pagamenti intermedi e a saldo relativi agli appalti: che i servizi contrattuali sono stati regolarmente prestati, che le forniture contrattuali sono state regolarmente consegnate o che i lavori contrattuali sono stati regolarmente eseguiti;
c)
nel caso dei pagamenti intermedi e a saldo relativi alle sovvenzioni: che l’azione o il programma di lavoro svolto dal beneficiario è conforme sotto tutti gli aspetti alla convenzione di sovvenzione, nonché, se del caso, che i costi dichiarati dal beneficiario sono ammissibili.
Nel caso di cui al secondo comma, lettera c), le stime dei costi non sono ritenute conformi ai criteri di ammissibilità di cui all’, paragrafo 3. Lo stesso principio si applica anche alle relazioni intermedie o finali non associate a richieste di pagamento.
5. Per autorizzare la spesa, l’ordinatore responsabile emette, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, un ordine di pagamento per dare istruzione al contabile di pagare l’importo della spesa precedentemente convalidata.
Nei casi in cui siano effettuati pagamenti periodici riguardanti prestazioni di servizi, compresi i servizi di locazione, o consegne di beni, l’ordinatore può, fatta salva l’analisi dei rischi del medesimo, ordinare l’applicazione di un sistema di addebito diretto da una cassa di anticipi. L’applicazione di tale sistema può altresì essere ordinata su espressa autorizzazione del contabile, conformemente all’, paragrafo 3.
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