Art. 3
Procedure interne di sorveglianza e di verifica del contributore di dati
In vigore dal 13 lug 2018
Procedure interne di sorveglianza e di verifica del contributore di dati
1. In conformità dell'articolo 11, paragrafo 3, lettera b), del regolamento (UE) 2016/1011 l'amministratore garantisce che il contributore di dati sia dotato di procedure interne di sorveglianza e di verifica comprendenti almeno:
(a)
l'istituzione e il mantenimento di una funzione interna che costituisca il primo livello di controllo per la contribuzione di dati e sia responsabile di svolgere i seguenti compiti:
i)
svolgere un controllo efficace dei dati prima della loro contribuzione, ivi compresa la conformità a eventuali requisiti per la convalida dei dati cui il contributore di dati è soggetto a norma dell'articolo 15, paragrafo 2, lettera d), punto iii), del regolamento (UE) 2016/1011, e riesaminare i dati prima della loro contribuzione per quanto riguarda l'integrità e l'accuratezza;
ii)
verificare se il notificatore sia autorizzato a fornire i dati per conto del contributore nel rispetto dei requisiti di cui all'articolo 15, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) 2016/1011;
iii)
assicurare che l'accesso alle contribuzioni di dati sia limitato alle persone che intervengono nel processo di contribuzione, tranne nel caso in cui l'accesso sia necessario per fini di audit, indagine o altre finalità previste dalla legge;
(b)
l'istituzione e il mantenimento di una funzione interna che costituisca il secondo livello di controllo per la contribuzione di dati e sia responsabile di svolgere i seguenti compiti:
i)
effettuare un riesame dei dati dopo la loro contribuzione, indipendente dal riesame effettuato dalla funzione di controllo di primo livello, al fine di confermare l'integrità e l'accuratezza della contribuzione;
ii)
istituire e mantenere una procedura di segnalazione delle irregolarità che preveda adeguate garanzie per gli informatori;
iii)
istituire e mantenere procedure per la segnalazione interna di manipolazioni o tentativi di manipolazione dei dati, per l'eventuale inosservanza delle politiche relative agli indici di riferimento del contributore di dati e per l'investigazione di tali eventi non appena si manifestano;
iv)
istituire e mantenere procedure per la segnalazione interna di eventuali problemi operativi nel processo di contribuzione non appena si presentano;
v)
garantire la regolare presenza fisica di un membro del personale della funzione di controllo di secondo livello nell'area in cui si trovano gli uffici della funzione di front office;
vi)
mantenere la sorveglianza delle comunicazioni rilevanti tra i membri del personale della funzione di front office direttamente coinvolti nella contribuzione dei dati e anche delle comunicazioni pertinenti tra tale personale e altre funzioni interne o organismi esterni;
vii)
stabilire, mantenere e applicare una politica in materia di conflitti di interessi che garantisca:
—
l'identificazione e la divulgazione all'amministratore dei conflitti di interessi effettivi o potenziali riguardanti il personale della funzione di front office del contributore di dati che partecipa al processo di contribuzione;
—
l'assenza di qualsiasi legame, diretto o indiretto, tra la retribuzione del notificatore e il valore dell'indice di riferimento, il valore di notifiche di dati specifiche o lo svolgimento di qualsiasi attività da parte del contributore di dati che potrebbe dar luogo a un conflitto di interessi connesso alla contribuzione di dati all'indice di riferimento;
—
la netta separazione dei compiti tra il personale della funzione di front office coinvolto nella contribuzione di dati e il resto del personale della funzione di front office;
—
la separazione fisica tra il personale della funzione di front office coinvolto nella contribuzione di dati e il resto del personale della funzione di front office;
—
controlli efficaci sullo scambio di informazioni tra il personale della funzione di front office e il resto del personale del contributore di dati coinvolto in attività che possono creare un rischio di conflitti di interesse, nella misura in cui le informazioni scambiate possano incidere sui dati forniti;
—
l'esistenza di disposizioni di emergenza in caso di interruzione temporanea dei controlli per quanto riguarda lo scambio di informazioni di cui al quinto trattino;
—
l'adozione di misure per impedire l'esercizio, da parte di qualsiasi persona, di un'influenza indebita sul modo in cui il personale della funzione di front office coinvolto nella contribuzione dei dati svolga le sue attività;
(c)
l'istituzione e il mantenimento di una funzione interna, indipendente dalle funzioni di controllo di primo e secondo livello, che funga da terzo livello di controllo per la contribuzione di dati e sia responsabile dello svolgimento di verifiche, su base regolare, sui controlli esercitati dalle altre due funzioni di controllo;
(d)
procedure che disciplinano:
i)
i mezzi di cooperazione e il flusso di informazioni fra le tre funzioni di controllo di cui alle lettere a), b) e c), del presente paragrafo;
ii)
la periodica trasmissione di informazioni all'alta dirigenza del contributore di dati in merito ai compiti svolti dalle tre funzioni di controllo;
iii)
la comunicazione all'amministratore, su sua richiesta, di informazioni in merito alle procedure interne di sorveglianza e di verifica del contributore di dati.
2. L'amministratore può scegliere di non applicare i requisiti di cui al paragrafo 1, lettera b), punto v), o lettera b), punto vii), terzo, quarto o sesto trattino, tenuto conto dei seguenti elementi:
(a)
la natura, la portata e la complessità delle attività del contributore di dati;
(b)
la probabilità che insorga un conflitto di interesse tra la contribuzione di dati a un indice di riferimento e l'attività di negoziazione o altre attività svolte dal contributore;
(c)
il livello di discrezionalità associato al processo di contribuzione.
3. Alla luce principalmente delle piccole dimensioni dell'organizzazione del contributore di dati e anche degli elementi di cui al paragrafo 2, lettere a), b) e c), l'amministratore può autorizzare il contributore di dati a dotarsi di una struttura organizzativa di controllo più semplice rispetto a quella di cui al paragrafo 1. La struttura di controllo più semplice garantisce tuttavia che i compiti di cui al paragrafo 1, lettere a), b) e c), siano assolti, ad eccezione di quelli oggetto di una deroga a norma del paragrafo 2. Il paragrafo 1, lettera d), punti i) e ii), si applica in maniera congrua alla struttura di controllo più semplice.
4. L'amministratore di un indice di riferimento significativo può scegliere di applicare i requisiti di cui al paragrafo 1, lettera b), punto vii), unicamente riguardo a conflitti di interessi rilevanti, siano essi effettivi o potenziali.
Storico versioni
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