Art. 48
Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori
In vigore dal 29 ott 2012
Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori
(, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:
a)
la numerazione;
b)
la datazione;
c)
la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;
d)
la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;
e)
la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.
I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.
I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
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