Art. 1

Modifiche dell’istruzione consolare comune

In vigore dal 23 apr 2009
Modifiche dell’istruzione consolare comune L’istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria è modificata come segue: 1) la parte II è modificata come segue: a) al punto 1.2, lettera b) sono aggiunti i seguenti paragrafi: «Uno Stato membro può anche rappresentare uno o più altri Stati membri in modo limitato soltanto per la raccolta delle domande e il rilevamento degli identificatori biometrici. Si applicano le pertinenti disposizioni del punto 1.2, lettere c) ed e). La raccolta e la trasmissione delle pratiche e dei dati allo Stato membro rappresentato si effettuano nel rispetto delle norme applicabili in materia di protezione dei dati e di sicurezza. Lo Stato membro o gli Stati membri rappresentati provvedono alla cifratura totale dei dati trasferiti per via elettronica o fisicamente su un supporto di memorizzazione elettronica dalle autorità dello Stato membro rappresentante alle autorità dello Stato membro rappresentato. Nei paesi terzi che vietano la cifratura di dati da trasmettere per via elettronica dalle autorità dello Stato membro rappresentante alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri rappresentati, lo Stato membro o gli Stati membri rappresentati non permettono allo Stato membro rappresentante di trasferire dati per via elettronica. In tal caso lo Stato membro o gli Stati membri rappresentati interessati provvedono al trasferimento fisico dei dati elettronici in forma totalmente cifrata su un supporto di memorizzazione elettronica dalle autorità dello Stato membro rappresentante alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri rappresentati da parte di un agente consolare di uno Stato membro o, qualora questo tipo di trasferimento richieda il ricorso a misure sproporzionate o irragionevoli, in un altro modo sicuro e protetto, ad esempio ricorrendo a operatori con esperienza nel trasporto di documenti e dati sensibili stabiliti nel paese terzo in questione. In tutti i casi il livello di sicurezza del trasferimento è adeguato alla natura sensibile dei dati. Gli Stati membri o la Comunità si adoperano per raggiungere un accordo con i paesi terzi interessati al fine di revocare il divieto della cifratura dei dati da trasferire per via elettronica tra le autorità degli Stati membri interessati.»; b) la lettera d) è sostituita dalla seguente: «d) La rappresentanza e la rappresentanza limitata per il rilascio di visti uniformi di cui alle lettere a) e b) è indicata nella sintesi relativa ai meccanismi di rappresentanza in materia di rilascio di visti uniformi di cui all’allegato 18.»; 2) la parte III è modificata come segue: a) il punto 1 è sostituito dal seguente: «1.   Domande di visti 1.1.   Modulo di domanda di visto — Numero di domande Il richiedente deve inoltre compilare il modulo di domanda di visto uniforme. La domanda di visto uniforme deve essere presentata mediante il modulo armonizzato conforme al modello di cui all’allegato 16. Almeno una copia del modulo di domanda è compilata in modo da poterla usare per la consultazione delle autorità centrali. Ove le procedure amministrative nazionali lo richiedano, gli Stati membri possono richiedere varie copie del modulo. 1.2.   Identificatori biometrici a)   Gli Stati membri rilevano gli identificatori biometrici del richiedente comprendenti l’immagine del volto e le impronte delle dieci dita, conformemente alle garanzie previste dalla convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali, dalla carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e dalla convenzione delle Nazioni Unite sui diritti del fanciullo. Il richiedente che introduce la prima domanda deve presentarsi di persona. In tale occasione sono rilevati i seguenti identificatori biometrici: — una fotografia, scansionata o presa al momento della domanda, e — le impronte delle dieci dita prese a dita piatte, rilevate digitalmente. Se le impronte digitali del richiedente rilevate per una domanda precedente sono state inserite per la prima volta nel sistema di informazione visti (VIS) meno di 59 mesi prima della data della nuova domanda, esse sono copiate nella domanda successiva. Tuttavia, in caso di dubbi ragionevoli sull’identità dei richiedenti, la rappresentanza diplomatica o consolare rileva le impronte digitali entro il termine precisato sopra. Inoltre, se al momento della presentazione della domanda non può essere confermato immediatamente che le impronte digitali sono state rilevate entro i termini precisati sopra, il richiedente può chiedere che siano rilevate. A norma dell’articolo 9, punto 5, del regolamento VIS, la fotografia allegata ad ogni domanda è inserita nel VIS. Non è necessario che il richiedente si presenti di persona a tal fine. I requisiti tecnici della fotografia sono conformi alle norme internazionali di cui al documento ICAO 9303, parte 1, 6a edizione. Le impronte digitali sono rilevate in conformità delle norme ICAO e della decisione 2006/648/CE della Commissione, del 22 settembre 2006, che stabilisce le specifiche tecniche in relazione alle norme sulle caratteristiche biometriche per lo sviluppo del sistema informazione visti (*1). Gli identificatori biometrici sono rilevati da personale qualificato e debitamente autorizzato della rappresentanza diplomatica o consolare e delle autorità competenti per il rilascio dei visti alla frontiera. Sotto la supervisione delle rappresentanze diplomatiche o consolari, gli identificatori biometrici possono essere rilevati anche da personale qualificato e debitamente autorizzato del console onorario o di un fornitore esterno di servizi di cui alla parte VII, punti 1.3 e 1.4. I dati sono inseriti nel VIS soltanto da personale consolare debitamente autorizzato a norma dell’articolo 6, paragrafo 1, dell’articolo 7, dell’articolo 9, paragrafo 5, e dell’articolo 9, paragrafo 6, del regolamento VIS. Gli Stati membri provvedono affinché siano pienamente utilizzati tutti i criteri di ricerca di cui all’articolo 15 del regolamento VIS onde evitare respingimenti ingiustificati e false identificazioni. b)   Eccezioni Sono esentati dall’obbligo di rilevamento delle impronte digitali i seguenti richiedenti: — bambini di età inferiore a 12 anni, — le persone per le quali è fisicamente impossibile rilevarle. Se tuttavia è possibile rilevare un numero di impronte digitali inferiore a dieci, si procede al rilevamento del corrispondente numero di impronte. Tuttavia, qualora l’impossibilità sia temporanea, il richiedente è invitato a fornire le impronte digitali in occasione della domanda successiva. Le rappresentanze diplomatiche o consolari e le autorità competenti per il rilascio dei visti alla frontiera sono autorizzate a chiedere ulteriori chiarimenti in merito ai motivi dell’impossibilità temporanea. Gli Stati membri provvedono affinché siano predisposte procedure idonee a garanzia della dignità del richiedente in caso di difficoltà nel rilevamento. L’impossibilità fisica di rilevare le impronte digitali non influisce sulla concessione o sul rifiuto del visto, — capi di Stato o di governo e membri dei governi nazionali, accompagnati dai consorti, e membri della loro delegazione ufficiale quando sono invitati dai governi degli Stati membri o da organizzazioni internazionali in missione ufficiale, — sovrani ed altri importanti membri di una famiglia reale quando sono invitati dai governi degli Stati membri o da organizzazioni internazionali in missione ufficiale. In ciascuno di questi casi va inserita nel VIS la menzione “non applicabile”. (*1)   GU L 267 del 27.9.2006, pag. 41.»;" b) è aggiunto il seguente punto: «5.   Condotta del personale Le missioni diplomatiche o consolari degli Stati membri garantiscono che i richiedenti siano accolti cortesemente. Il personale consolare, nell’esercizio delle sue funzioni, rispetta pienamente la dignità umana. Tutti i provvedimenti adottati sono proporzionati agli obiettivi da essi perseguiti. Nello svolgimento delle sue mansioni il personale consolare non pone in atto discriminazioni nei confronti delle persone per motivi di sesso, razza od origine etnica, religione o convinzioni personali, disabilità, età od orientamento sessuale.»; 3) alla parte VII, il punto 1 è sostituito dal seguente: «1.   Organizzazione delle sezioni di visto 1.1.   Organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto Ciascuno Stato membro è responsabile dell’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande. In linea di principio, le domande sono presentate presso una rappresentanza diplomatica o consolare di uno Stato membro. Gli Stati membri: — dotano del materiale necessario per la rilevazione degli identificatori biometrici le loro rappresentanze diplomatiche o consolari e le autorità competenti per il rilascio dei visti alla frontiera nonché gli uffici dei consoli onorari qualora ricorrano ad essi per il rilevamento degli identificatori biometrici conformemente al punto 1.3, e/o — cooperano con uno o più altri Stati membri, nell’ambito della cooperazione consolare locale o tramite altri contatti appropriati, in forma di rappresentanza limitata, coubicazione o tramite un centro comune per la presentazione delle domande, conformemente al punto 1.2. In particolari circostanze o per motivi attinenti alla situazione locale, come nel caso in cui: — il numero dei richiedenti è tale da non consentire la raccolta delle domande e dei dati che deve essere organizzata in maniera tempestiva e in condizioni adeguate, o — non è possibile garantire diversamente una buona copertura territoriale del paese terzo interessato, e nei casi in cui le succitate forme di cooperazione non risultino appropriate per lo Stato membro in questione, uno Stato membro, in ultima istanza, può cooperare con un fornitore esterno di servizi, conformemente al punto 1.4. Fatto salvo il diritto di convocare il richiedente per un colloquio, come previsto alla parte III, punto 4, la scelta di un tipo di organizzazione non comporta l’obbligo, per il richiedente, di presentarsi di persona in più di una sede per presentare una domanda. 1.2.   Forme di cooperazione tra gli Stati membri a) Se prevale l’opzione della coubicazione, il personale delle rappresentanze diplomatiche o consolari di uno o più Stati membri tratta le domande (identificatori biometrici compresi) presso la rappresentanza diplomatica o consolare di un altro Stato membro e condivide le attrezzature di quest’ultimo. Gli Stati membri interessati decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione della coubicazione, nonché la quota di diritti per la concessione dei visti dovuta allo Stato membro di cui viene utilizzata la rappresentanza diplomatica o consolare. b) Se prevale l’opzione dei centri comuni per la presentazione delle domande, il personale delle rappresentanze diplomatiche o consolari di due o più Stati membri viene riunito in un unico edificio per ricevervi le domande (identificatori biometrici compresi). I richiedenti sono indirizzati verso lo Stato membro competente per il trattamento della domanda. Gli Stati membri decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione di tale cooperazione, nonché la ripartizione dei costi tra gli Stati membri partecipanti. Un solo Stato membro è responsabile dei contratti per quanto riguarda la logistica e le relazioni diplomatiche con il paese ospitante. 1.3.   Ricorso ai consoli onorari I consoli onorari possono anche essere autorizzati a svolgere alcuni o tutti i compiti di cui al punto 1.5. Sono prese disposizioni adeguate per garantire la sicurezza e la protezione dei dati. Qualora il console onorario non sia funzionario di uno Stato membro, lo svolgimento di tali compiti è conforme ai requisiti riportati nell’allegato 19, fatta eccezione per le disposizioni di cui alla parte C, lettera c), di detto allegato. Qualora il console onorario sia funzionario di uno Stato membro, lo Stato membro interessato provvede affinché siano applicati requisiti comparabili a quelli che verrebbero applicati se i compiti fossero svolti dalla sua rappresentanza diplomatica o consolare. 1.4.   Cooperazione con fornitori esterni di servizi Gli Stati membri si adoperano per cooperare con un fornitore esterno di servizi assieme ad uno o più Stati membri fatte salve le norme in materia di appalti pubblici e concorrenza. La cooperazione con un fornitore esterno di servizi si basa su uno strumento giuridico conforme ai requisiti riportati nell’allegato 19. Gli Stati membri scambiano informazioni, nel quadro della cooperazione consolare locale, sulla selezione dei fornitori esterni di servizi e sulla definizione delle modalità e delle condizioni dei rispettivi strumenti giuridici. 1.5.   Tipi di cooperazione con i fornitori esterni di servizi Un fornitore esterno di servizi può essere autorizzato a svolgere uno o più dei seguenti compiti: a) fornire informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto e sui moduli di domanda; b) informare il richiedente dei documenti giustificativi richiesti, sulla scorta di una lista di controllo; c) raccogliere dati e domande (fra cui gli identificatori biometrici) e trasmettere la domanda alla rappresentanza diplomatica o consolare; d) riscuotere diritti; e) gestire gli appuntamenti dei richiedenti che devono presentarsi di persona nella rappresentanza diplomatica o consolare o presso il fornitore esterno di servizi; f) ritirare i documenti di viaggio (compresa, se del caso, la notificazione del rifiuto) presso la rappresentanza diplomatica o consolare e restituirli al richiedente. 1.6.   Obblighi degli Stati membri Nel selezionare un fornitore esterno di servizi, lo Stato membro o gli Stati membri interessati verificano la solvibilità e l’affidabilità dell’impresa (comprese le licenze necessarie, l’iscrizione al registro delle imprese, lo statuto e i contratti bancari) e si assicurano che non intervengano conflitti di interesse. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono affinché le modalità e condizioni che lo riguardano nello strumento giuridico di cui al punto 1.4 siano rispettate dal fornitore esterno di servizi selezionato. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati mantengono la responsabilità per l’ottemperanza alle norme sulla protezione dei dati nel trattamento dei dati e sono controllati conformemente all’articolo 28 della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (*2). La cooperazione con un fornitore esterno di servizi non limita o esclude responsabilità derivanti dalla legislazione nazionale dello Stato membro o degli Stati membri interessati per le violazioni degli obblighi in materia di dati personali dei richiedenti e di trattamento dei visti. Questa disposizione non pregiudica eventuali azioni che possono essere intraprese contro il fornitore esterno di servizi in base alla legislazione nazionale del paese terzo interessato. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono alla cifratura totale dei dati trasferiti per via elettronica o fisicamente su un supporto di memorizzazione elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri in questione. Nei paesi terzi che vietano la cifratura di dati da trasmettere per via elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati, lo Stato membro o gli Stati membri interessati non permettono al fornitore esterno di servizi di trasferire dati per via elettronica. In un caso siffatto, lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono al trasferimento fisico dei dati elettronici in forma totalmente cifrata su un supporto di memorizzazione elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati da parte di un agente consolare di uno Stato membro o, qualora questo tipo di trasferimento richieda il ricorso a misure sproporzionate o irragionevoli, in un altro modo sicuro e protetto, ad esempio ricorrendo a operatori con esperienza nel trasporto di documenti e dati sensibili stabiliti nel paese terzo in questione. In tutti i casi il livello di sicurezza del trasferimento è adeguato alla natura sensibile dei dati. Gli Stati membri o la Comunità si adoperano per raggiungere un accordo con i paesi terzi interessati al fine di revocare il divieto della cifratura dei dati da trasferire per via elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati assicurano la formazione del fornitore esterno di servizi nei settori necessari per fornire servizi adeguati e informazioni sufficienti ai richiedenti. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati, in caso di dubbi, prevedono la possibilità di verificare nella rappresentanza diplomatica o consolare le impronte digitali che sono state rilevate dal fornitore esterno di servizi. L’esame delle domande, gli eventuali colloqui, la procedura di autorizzazione nonché la stampa e l’apposizione dei visti adesivi competono esclusivamente alla rappresentanza diplomatica o consolare. I fornitori esterni di servizi non hanno in alcun caso accesso al VIS, che è riservato esclusivamente al personale debitamente autorizzato delle rappresentanze diplomatiche o consolari. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati sorvegliano strettamente l’esecuzione dello strumento giuridico di cui al punto 1.4 e verificano in particolare: a) le informazioni generali sui requisiti per ottenere un visto e sui moduli di domanda date dal fornitore esterno di servizi ai richiedenti; b) tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie per tutelare i dati personali dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita accidentale, dall’alterazione, dall’accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando la cooperazione comporti la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri interessati, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento di dati personali; c) la raccolta e trasmissione degli identificatori biometrici; d) le misure prese per assicurare la conformità con le norme sulla protezione dei dati. A tal fine la rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri interessati effettuano periodicamente controlli nei locali del fornitore esterno di servizi. 1.7.   Diritti per servizi prestati I fornitori esterni di servizi possono addebitare un importo per i servizi prestati oltre ai diritti da riscuotere di cui all’allegato 12. I diritti per servizi prestati sono proporzionali alle spese sostenute dal fornitore esterno di servizi nello svolgere uno o più dei compiti di cui al punto 1.5. L’importo dei diritti per servizi prestati è precisato nello strumento giuridico di cui al punto 1.4. Nell’ambito della cooperazione consolare locale, gli Stati membri garantiscono che l’importo richiesto al richiedente rifletta debitamente i servizi proposti dal fornitore esterno di servizi e sia adattato in funzione delle circostanze locali. Inoltre, essi si propongono di armonizzare l’importo applicato per i servizi prestati. Tale importo non supera la metà dell’importo relativo al visto di cui all’allegato 12, indipendentemente dalle eventuali deroghe ai diritti per la concessione dei visti di cui al medesimo allegato. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati mantengono la possibilità per tutti i richiedenti di presentare domanda di visto direttamente presso le loro rappresentanze diplomatiche o consolari. 1.8.   Informazioni Le rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri espongono per il pubblico informazioni precise sulle modalità per ottenere un appuntamento e presentare domanda. 1.9.   Continuità di servizio Nell’eventualità che cessi la cooperazione con altri Stati membri o con un qualsiasi fornitore esterno di servizi, gli Stati membri assicurano la continuità del servizio completo. 1.10.   Decisione e pubblicazione Gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità con cui intendono organizzare il ricevimento e il trattamento delle domande in ciascuna rappresentanza consolare. La Commissione ne dà adeguata pubblicità. Gli Stati membri trasmettono alla Commissione una copia dello strumento giuridico di cui al punto 1.4. (*2)   GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.»;" 4) alla parte VIII il punto 5.2 è modificato come segue: a) il titolo è sostituito dal seguente: «5.2.    Cooperazione delle rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri con intermediari commerciali»; b) tra il titolo e il punto 5.2, lettera a) è inserita la seguente frase: «Per le domande successive ai sensi della parte III, punto 1.2, gli Stati membri possono consentire alle proprie rappresentanze diplomatiche o consolari di cooperare con intermediari commerciali (vale a dire agenzie private amministrative e di trasporto o di viaggi, quali operatori turistici e loro venditori).»; 5) è aggiunto il seguente allegato: «ALLEGATO 19 Elenco dei requisiti minimi da includere nello strumento giuridico in caso di cooperazione con fornitori esterni di servizi A. Per quanto riguarda lo svolgimento delle sue attività il fornitore esterno di servizi in merito alla protezione dei dati: a) impedisce in qualsiasi momento che i dati siano letti, copiati, modificati o soppressi senza autorizzazione, soprattutto durante la trasmissione alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri responsabili del trattamento della domanda; b) conformemente alle istruzioni impartite dallo Stato membro o dagli Stati membri interessati, trasmette i dati: — per via elettronica in forma cifrata, o — fisicamente, in modo protetto; c) trasmette i dati il più presto possibile: — se si tratta di dati trasmessi fisicamente, almeno una volta alla settimana, — se si tratta di dati cifrati trasferiti per via elettronica, almeno alla fine del giorno della loro raccolta; d) sopprime immediatamente i dati dopo la loro trasmissione e provvede affinché gli unici dati che possono essere conservati siano il nome e il recapito del richiedente al fine di fissare appuntamenti, nonché il numero di passaporto fino alla restituzione del passaporto al richiedente, se del caso; e) mette in atto tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie per tutelare i dati personali dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita accidentale, dall’alterazione, dall’accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando la cooperazione comporti la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri interessati, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento di dati personali; f) tratta i dati solo ai fini del trattamento dei dati personali contenuti nelle domande per conto dello Stato membro o degli Stati membri interessati; g) applica norme di protezione dei dati almeno equivalenti a quelle contenute nella direttiva 95/46/CE; h) fornisce ai richiedenti le informazioni previste all’articolo 37 del regolamento VIS. B. Per quanto riguarda lo svolgimento delle sue attività il fornitore esterno di servizi in merito alla condotta del personale: a) provvede affinché il suo personale riceva un’adeguata formazione; b) garantisce che il suo personale, nell’espletamento delle proprie mansioni: — riceva i richiedenti con cortesia, — rispetti la dignità umana e l’integrità dei richiedenti, — non ponga in atto discriminazioni nei confronti delle persone per motivi di sesso, razza od origine etnica, religione o convinzioni personali, disabilità, età od orientamento sessuale, e — si attenga agli obblighi di riservatezza che vigono anche quando detto personale cessa dalle sue funzioni o in seguito a sospensione o risoluzione dello strumento giuridico; c) fornisce in qualsiasi momento l’identità del proprio personale; d) dimostra che il personale non ha precedenti penali e ha la competenza necessaria. C. Per quanto riguarda la verifica dello svolgimento delle sue attività il fornitore esterno di servizi: a) consente al personale autorizzato dallo Stato membro o dagli Stati membri interessati di accedere in qualsiasi momento agli uffici senza preavviso, in particolare a fini ispettivi; b) garantisce la possibilità di un accesso a distanza al suo sistema di organizzazione degli appuntamenti a fini ispettivi; c) garantisce l’uso di mezzi di sorveglianza pertinenti (ad esempio domande di prova, webcam); d) garantisce la possibilità di accertare l’osservanza delle norme in materia di protezione dei dati, anche attraverso relazioni obbligatorie, revisioni esterne e controlli regolari in loco; e) comunica senza indugio allo Stato membro o agli Stati membri interessati ogni violazione della sicurezza o qualsiasi altro reclamo da parte dei richiedenti in merito ad un uso illecito dei dati o a un accesso non autorizzato e si coordina con lo Stato membro o gli Stati membri interessati per trovare una soluzione e fornire prontamente risposte esplicative ai richiedenti che hanno presentato reclami. D. Per quanto riguarda i requisiti generali, il fornitore esterno di servizi: a) si attiene alle istruzioni dello Stato membro o degli Stati membri responsabili del trattamento della domanda; b) adotta le opportune misure anticorruzione (ad esempio disposizioni riguardanti retribuzioni del personale, cooperazione nella selezione del personale assegnato a tale compito, controllo incrociato, principio di rotazione); c) rispetta in pieno le disposizioni dello strumento giuridico, in cui figurano una clausola di sospensione o di risoluzione, in particolare in caso di violazione delle norme stabilite, nonché una clausola di revisione volta a garantire che lo strumento giuridico rifletta le migliori prassi.»
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