Regolamento del servizio del Genio civile›Capo III

Art. 22

In vigore dal 8 apr 1931

L'archivio di ciascun ufficio è diviso in due parti: la prima contiene gli affari per i quali debba ancora provvedersi e che si chiama «corrente», l'altra contiene gli atti sui quali definitivamente fu provveduto e che si chiama «di deposito». Nel gennaio di ciascun anno si trasportano dall' archivio corrente in quello di deposito i fascicoli degli affari esauriti e quelli relativi al personale che non appartiene più all'Amministrazione. Dopo un decennio gli atti dell'archivio di deposito che più non occorrono passano all'archivio di Stato, salvo quelli che possono essere eliminati con le forme e cautele prescritte nelle circolari del Ministero. Tanto nella prima quanto nella seconda parte dell'archivio gli atti sono ripartiti nei seguenti «Titoli»: Titolo I. - Personale degli impiegati ed agenti di ogni categoria addetti all'ufficio o da questo dipendenti; Titolo II. - Disposizioni ed istruzioni di massima. (Leggi, decreti, circolari, ecc.); Titolo III. - Affari diversi; Titolo IV. - Statistiche; Titolo V. - Inventari. Ciascun titolo è diviso in classi distinte con lettere dell'alfabeto. Così il titolo I può comprendere le classi: a) dei funzionari di ruolo; b) degli straordinari; c) degli incaricati stabili, ecc. Il titolo III comprende, tra l'altro, tutti i servizi affidati agli uffici quali opere idrauliche, bonifiche, strade, porti, fabbricati, ecc. La ripartizione in classi viene fatta a seconda dell'importanza dei servizi; così ogni singolo corso d'acqua, ogni strada o bonifica o porto ecc., può costituire una classe, oppure diversi di detti servizi possono essere raggruppati in una sola classe. Nello stesso titolo III vengono inclusi tutti gli affari che non possono comprendersi negli altri titoli. Ciascun titolo ha una classe di affari generali e, di massima, una di affari collettivi, ed una di miscellanea, alla quale appartengono gli affari che non trovano sede in alcun'altra. Le classi sono divise in fascicoli ognuno dei quali contiene le carte relative a ciascun distinto lavoro o impresa, o funzionario, ecc., ed in generale quelle relative ad ogni unico oggetto perfettamente determinato. Ogni fascicolo ha una copertina di carta forte alta centimetri 36, larga 28, ed ha un numero d'ordine progressivo per ogni classe. La posizione di un dato affare viene perciò individuata col numero romano del titolo, con la lettera della classe e col numero arabo del fascicolo. Sulla copertina di ogni fascicolo, oltre ai numeri e alla lettera suddetti che lo individuano, sono indicati l'oggetto al quale si riferiscono le carte in esso contenute e la data e il numero di protocollo di ciascuno di queste. Gli atti sono collocati nei fascicoli in guisa che il più recente si vegga per primo. Essi possono anche essere ripartiti in più fascicoli ogni qualvolta la quantità ne renda incomodo l'uso o noccia alla loro buona conservazione. I fascicoli della medesima classe sono collocati in cartelle o buste sull'esterno delle quali sono indicati il titolo, la classe, tutti i numeri dei fascicoli che vi sono contenuti e l'anno, o gli anni, in cui gli affari sono stati trattati. Gli atti riservati sono conservati in armadi chiusi a chiave la quale viene custodita dal capo d'ufficio. I capi d'ufficio sono responsabili delle carte esistenti nei rispettivi archivi e debbono vigilare attentamente perché nessuna sia smarrita, alterata o sottratta e di nessuna si dia copia o comunicazione non autorizzata.

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