Art. 4
Cartellinatura degli atti e dei documenti da riprodurre
In vigore dal 20 feb 1997
1. Gli atti e documenti destinati alla riproduzione sostitutiva sono oggetto di cartellinatura.
2. La cartellinatura consiste nella preparazione degli atti e documenti da riprodurre e nell'approntamento di idonei strumenti di consultazione, eventualmente integrati da codificazioni per l'elaborazione elettronica, che in base alle indicazioni apposte sui singoli atti e documenti ed a quelle inserite sul corrispondente supporto tecnico utilizzato per la riproduzione, consentono di rilevare la stretta connessione degli atti e documenti riprodotti con il loro raggruppamento (unità, serie o altro livello di aggregazione) e di reperire prontamente gli atti o i documenti da consultare o duplicare.
3. In particolare, dopo la individuazione della categoria dei documenti da riprodurre, si osservano le seguenti modalità:
a) le unità archivistiche sono numerate progressivamente nell'interno di ciascuna serie (o di altro livello di aggregazione), la cui indicazione va riportata sul frontespizio delle unità stesse;
b) gli atti e i documenti compresi in ciascuna unità archivistica sono ordinati e numerati, ed eventualmente codificati, secondo l'ordine cronologico ad iniziare dal documento meno recente, salvo che per quegli atti e documenti che per esigenze organizzative sono ordinati diversamente o sono legati in volume o riportati nel registro già numerati progressivamente, per i quali resta fermo il relativo ordine;
c) le pagine di cui si compone ciascun documento compreso nell'unità archivistica, o la medesima unità archivistica se questa è composta di un unico documento, sono numerate progressivamente;
d) l'indicazione della serie di appartenenza di ciascun atto o documento viene individuata da qualsiasi sistema di individuazione purchè rispondente ai criteri dettati dal comma 2. Per l'indicazione degli altri livelli di aggregazione archivistica eventualmente previsti sono adottati criteri analoghi;
e) la numerazione può essere effettuata manualmente o meccanicamente. Eventuali errori sono corretti annullando l'indicazione errata e ripetendo a fianco quella esatta;
f) ciascuna unità archivistica è descritta in un registro di serie, nel quale sono riportate le indicazioni atte ad identificarla (cioè denominazione del soggetto o ente tenuto a conservare l'archivio, denominazione della categoria dei documenti, denominazione ed estremi cronologici della serie o di altro livello di aggregazione, numero dell'unità archivistica, quantità dei documenti o delle pagine che la compongono) e quelle atte ad identificare le corrispondenti unità di riproduzione (numero di bobina o di altro complesso fotografico, numero iniziale e finale dei fotogrammi riproducenti la singola unità archivistica). Le indicazioni relative alle unità di riproduzione vanno previste anche per gli eventuali rifacimenti di cui all'.
4. I registri di serie, prima dell'uso sono numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le modalità previste dall'articolo 2215 del codice civile; contengono altresì, per ogni blocco di unità di riproduzione autenticate, le dichiarazioni del pubblico ufficiale di cui al comma 5 dell', complete della qualifica e delle generalità dello stesso.
5. Le predette indicazioni sono, in presenza di particolari tipologie documentarie, integrate con tutti gli altri dati eventualmente utili all'individuazione delle singole unità archivistiche.
6. Per la documentazione da riprodurre che non è raggruppata o raggruppabile in serie, il registro di serie contiene l'indicazione dei criteri di elencazione delle unità archivistiche.
Storico versioni
Questo articolo non ha mai subito modificazioni dalla sua pubblicazione.
Le tue annotazioni
Prourn:nir:stato:decreto.del.presidente.del.consiglio.dei.ministri:1996-12-06;694#art-4