Art. 4

Azioni di raccolta di informazioni durante le indagini

In vigore dal 21 giu 2023

Azioni di raccolta di informazioni durante le indagini 1. Nel caso in cui il Mediatore ritenga che vi siano fondati motivi per aprire un’indagine, questi deve identificare le accuse presentate dal denunciante che rientrano nell’ambito dell’indagine. 2. Il Mediatore può chiedere all’istituzione interessata di fornire una risposta in relazione a tali accuse. Il Mediatore può altresì chiedere all’istituzione interessata di definire, nella risposta, la sua posizione su aspetti specifici delle accuse e su questioni specifiche derivanti da o relative alla denuncia. 3. Su richiesta del Mediatore, le istituzioni forniscono a quest’ultimo informazioni, compresi documenti, ai fini di un’indagine, in conformità all’ dello statuto. Gli addetti all’indagine del Mediatore possono esaminare le informazioni e sottoporre a ispezione i documenti, sia presso i locali dell’istituzione interessata sia con mezzi elettronici. Le informazioni classificate dell’UE sono fornite presso i locali dell’istituzione interessata, salvo laddove diversamente concordato con il Mediatore. 4. Le risposte dell’istituzione sulle questioni di cui ai paragrafi 2 e 3 del presente articolo devono essere rese entro il termine indicato dal Mediatore, che di norma non deve superare i tre mesi. Il termine specifico per fornire una risposta deve essere ragionevole, tenendo conto della complessità e dell’urgenza dell’indagine. Qualora il Mediatore ritenga che l’indagine sia di interesse pubblico, il termine per la risposta deve essere tanto breve quanto sia ragionevolmente possibile. Nel caso in cui l’istituzione interessata non sia in grado di fornire una risposta entro il termine stabilito, essa deve presentare una richiesta motivata di proroga. 5. Il Mediatore può chiedere all’istituzione interessata di organizzare un incontro con gli addetti all’indagine del Mediatore al fine di chiarire le questioni che rientrano nel campo di applicazione dell’indagine. 6. Il Mediatore può ascoltare i funzionari o altri agenti di un’istituzione ai sensi dell’ dello statuto. 7. Ai fini della realizzazione di un’indagine, il Mediatore può chiedere a uno Stato membro, attraverso la sua rappresentanza permanente, di fornire informazioni o documenti relativi alla presunta cattiva amministrazione da parte di un’istituzione, in conformità con le norme previste dallo statuto. 8. Quando un’istituzione o uno Stato membro forniscono informazioni o documenti al Mediatore ai sensi dei paragrafi 2, 3, 5 o 7 del presente articolo, essi devono identificare chiaramente le informazioni classificate dell’UE o qualsiasi altra informazione che considerino riservata. Il Mediatore non deve divulgare tali informazioni, né al denunciante né al pubblico, senza il previo consenso scritto dell’istituzione o dell’autorità competente dello Stato membro in questione. Il Mediatore tratta le informazioni classificate dell’UE conformemente alle norme previste dallo statuto e dalla decisione del Mediatore sulle norme di sicurezza e sulle procedure di accesso alle informazioni classificate dell’UE. 9. Su richiesta del Mediatore, le istituzioni forniscono le loro risposte nella lingua della denuncia. Se necessario, il Mediatore può chiedere alle istituzioni di fornire copie dei documenti pertinenti nella lingua della denuncia. Nel fare tale richiesta, il Mediatore deve agire in modo proporzionale rispetto alle esigenze del denunciante e ragionevole per quanto riguarda le risorse delle istituzioni. 10. Il Mediatore mantiene il possesso delle informazioni o dei documenti ottenuti da un’istituzione o da uno Stato membro nel corso di un’indagine e identificati come riservati da tale istituzione o Stato membro, comprese le informazioni classificate dell’UE, soltanto finché l’indagine è in corso e non è scaduto il periodo di tempo per trattare qualsiasi richiesta di riesame presentata a norma dell’.3 della presente decisione. Tali documenti o informazioni devono essere distrutti una volta che l’indagine sia conclusa e sia scaduto il termine per trattare qualsiasi richiesta di riesame. Il Mediatore può chiedere a un’istituzione o uno Stato membro di conservare tali documenti o informazioni per un periodo di almeno cinque anni a seguito di una notifica resa loro nella quale il Mediatore dichiara di non trattenere più tali documenti o informazioni. 11. Se un’istituzione o uno Stato membro non forniscono al Mediatore l’assistenza di cui ai paragrafi 2, 3, 5 o 7 del presente articolo, il Mediatore deve ricordare all’istituzione o allo Stato membro in questione il motivo per il quale tale assistenza è necessaria. Se, in seguito alla discussione con l’istituzione o lo Stato membro interessato, la questione non può essere risolta in modo soddisfacente per il Mediatore, quest’ultimo può informarne il Parlamento europeo, che deve agire di conseguenza. 12. Ai fini dell’esecuzione di un’indagine, il Mediatore può chiedere al denunciante o a terze parti di fornire al Mediatore informazioni o documenti, oppure di chiarire informazioni o documenti già forniti. Ove opportuno, il Mediatore può chiedere il parere del denunciante sulla posizione dell’istituzione, fatto salvo l’, paragrafo 8, dello statuto. Il Mediatore può altresì richiedere un incontro con il denunciante al fine di chiarire questioni che rientrano nell’ambito dell’indagine. Il Mediatore può chiudere un’indagine nel caso in cui il denunciante non abbia fornito qualsiasi informazione richiesta che sia necessaria per completare l’indagine. 13. Il Mediatore può commissionare perizie o studi ritenuti pertinenti per l’esercizio del suo mandato, anche nei casi di cui all’, paragrafo 6, dello statuto.

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