Art. 3
Definizioni
In vigore dal 6 lug 2020
Definizioni
Ai fini della presente decisione si applicano le definizioni seguenti:
1)
«atto»: informazioni ricevute o create nella forma di documento (8), raccolta di dati o altra forma su supporto digitale o analogico, acquisite in un repositorio ufficiale e gestite e mantenute come prova e come risorsa (9);
2)
«metadati»: qualsiasi informazione che descriva il contesto, il contenuto e la struttura degli atti e la loro gestione nel tempo al fine, fra l’altro, di fruibilità, accessibilità e riutilizzo;
3)
«digitalizzazione»: il processo di trasformazione di un atto su supporto cartaceo o su qualsiasi altro tipo di supporto tradizionale in una versione elettronica;
4)
«repositorio ufficiale degli atti»: un sistema, riconosciuto e approvato dal segretariato generale, in cui gli atti detenuti dalla Commissione sono raccolti, organizzati e categorizzati per facilitarne la fruibilità, la distribuzione, l’uso, l’eliminazione o la conservazione;
5)
«acquisizione»: l’inserimento di un documento in un repositorio elettronico ufficiale combinando un identificativo univoco e metadati (10);
6)
«identificativo univoco»: una sequenza di cifre o lettere, o entrambe, assegnata senza ambiguità a un atto da una macchina o una persona e che identifica tale atto come unico e distinto da tutti gli altri;
7)
«registrazione»: l’acquisizione di un atto in un registro, che attesta che esso è completo e correttamente costituito da un punto di vista amministrativo e/o giuridico, e che certifica che è stato inviato da un autore a un destinatario a una certa data, come corrispondenza in entrata o in uscita, o che è stato inserito in uno dei repositori ufficiali della Commissione;
8)
«fascicolo»: un insieme di atti organizzati in linea con le attività della Commissione, a fini di prova, giustificazione o informazione, e per garantire un lavoro efficiente; il gruppo di atti che costituisce il fascicolo è organizzato in modo tale da formare un’unità coerente e pertinente rispetto alle attività svolte dalla Commissione o dai suoi servizi;
9)
«sistema di classificazione»: uno strumento strutturato in modo gerarchico e logico, ad albero, con una serie di rubriche collegate fra loro, che permette di organizzare intellettualmente i fascicoli (o altri aggregazioni di atti) e di collegarli al contesto in cui sono stati elaborati, sulla base delle funzioni, delle attività e dei processi di lavoro;
10)
«autenticità»: il fatto che si possa dimostrare che un atto è quello che si sostiene sia, che è stato creato o inviato dalla persona che si sostiene l’abbia creato o inviato, e che sia stato creato o inviato quando dichiarato (11);
11)
«affidabilità»: il fatto che si possa confidare che il contenuto di un atto sia una rappresentazione completa ed esatta delle operazioni, delle attività o dei fatti che attesta, e che si possa fare affidamento su tale atto nel corso di operazioni o attività successive (12);
12)
«integrità»: il fatto che un atto sia completo e privo di alterazioni (13);
13)
«validità»: il fatto che un documento abbia tutte le caratteristiche intrinseche ed estrinseche richieste dal suo contesto di produzione, necessarie affinché il documento sia accettato come un’espressione del suo autore con tutte le sue conseguenze giuridiche;
14)
«ammissibilità»: il fatto che un documento abbia tutte le caratteristiche intrinseche ed estrinseche richieste dal suo contesto di ricezione, necessarie affinché il documento sia accettato come un’espressione del suo autore con tutte le sue conseguenze giuridiche;
15)
«conservazione»: tutti i processi e le operazioni tecniche che permettono di conservare gli atti nel tempo, di mantenerne l’integrità e l’autenticità e di garantire l’accesso al loro contenuto.
Storico versioni
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