Art. 7

Termini per l’esame e la durata della conservazione

In vigore dal 30 nov 2009

Termini per l’esame e la durata della conservazione 1. Nel decidere se i dati personali debbano continuare ad essere conservati come previsto all’ di tali norme, ai sensi dell’ della decisione Europol, gli interessi di Europol relativi allo svolgimento dei suoi compiti sono ponderati rispetto ai legittimi interessi, in termini di protezione dei dati, della persona cui si riferiscono i dati conservati. La necessità di un’ulteriore conservazione di tutti i dati personali contenuti in un archivio di lavoro per fini di analisi è esaminata, conformemente all’ della decisione Europol, entro tre anni dall’introduzione o dall’ultimo esame dei dati. Indipendentemente da tale esame, la necessità di un’ulteriore conservazione va esaminata se si verificano circostanze tali da suggerire la necessità di cancellare o rettificare i dati. Tale revisione tiene conto dell’esigenza di conservare i dati alla luce della conclusione di un’indagine condotta su un caso particolare; di una decisione giudiziaria definitiva, in particolare un’assoluzione, un’ordinanza di riabilitazione, una condanna scontata ed un’amnistia, l’età del soggetto cui si riferiscono i dati e le particolari categorie di dati. 2. Conformemente all’, paragrafo 3, della decisione Europol, l’esame della necessità di conservare un archivio di lavoro per fini di analisi è effettuato da Europol. Sulla base di tale esame, il direttore decide in merito alla conservazione o alla chiusura dell’archivio. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore degli elementi contenuti nell’archivio che giustificano la stretta necessità di conservarlo. 3. Qualora un procedimento penale contro persone di cui all’, paragrafo 2, si concluda con una decisione inappellabile del tribunale o in altro modo, e qualora tale decisione sia comunicata a Europol dallo Stato membro o dal terzo interessato, Europol verifica se i dati interessati da tale decisione possano ancora essere conservati, modificati o usati. Se si può dedurre, dalla motivazione della decisione o da altre informazioni, che la persona in questione non ha commesso il reato o che il fatto commesso non costituisce reato, oppure se le motivazioni della decisione lasciano aperta la questione, i dati in questione vengono cancellati, a meno che non sussistano ragionevoli motivi per ritenere che essi siano ancora rilevanti per l’archivio di lavoro per fini di analisi. In tal caso, le informazioni relative alla decisione del tribunale sono aggiunte ai dati già contenuti nell’archivio. Inoltre questi dati possono essere trattati e conservati solo nel debito rispetto del contesto e del contenuto della decisione succitata nonché dei diritti che essa conferisce alla persona interessata. 4. La conservazione dei dati personali non può durare più di quanto disposto all’, paragrafo 1, della decisione Europol. Se, in ragione della conservazione dell’archivio di di lavoro per fini di analisi, i dati relativi ad una persona di cui all’, paragrafi da 3 a 6, sono conservati in un archivio per più di cinque anni, l’autorità di controllo comune di cui all’articolo 34, paragrafo 1, della decisione Europol ne è informata. 5. Qualora, nel corso di un riesame delle attività di Europol, l’autorità di controllo comune constati che i dati personali sono conservati in violazione delle presenti norme, essa, se lo ritiene necessario, ne informa il direttore conformemente all’articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol. Quando l’autorità di controllo comune ha sottoposto una questione concernente la conservazione, il trattamento o l’uso di dati personali al consiglio di amministrazione ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol, la trasmissione dei dati in questione è vietata senza autorizzazione preventiva del consiglio di amministrazione. In casi eccezionali, il direttore può autorizzare la trasmissione dei dati prima dell’approvazione del consiglio di amministrazione, qualora ciò sia considerato assolutamente necessario per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati nell’ambito degli obiettivi di Europol o al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici. In tal caso, il direttore redige l’autorizzazione in un documento che viene trasmesso al consiglio di amministrazione e all’autorità di controllo comune.

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